Si riporta un’interessante aggiornamento sulle F.A.Q. (risposte a domande più frequenti) pubblicato dal Mipaf, relativamente alle modalità di convalida tramite PEC del nuovo documento MVV.

Domanda n. 14) – E’ possibile convalidare tramite PEC i documenti di accompagnamento MVV prestampati da tipografie autorizzate?

Risposta: Si è possibile. Si raccomanda la massima attenzione nel far sì che il testo del messaggio contenuto nella ricevuta di avvenuta consegna nella casella di PEC dell’Ufficio dell’ICQRF competente per il luogo di spedizione sia correttamente stampato sul retro del documento MVV utilizzato.

Domanda n. 15) – Uno speditore che non dispone del codice ICQRF può avvalersi della convalida tramite PEC di documenti di accompagnamento MVV?

Risposta: No, i soggetti che non dispongono del codice ICQRF devono avvalersi della convalida del documento di accompagnamento recandosi presso il Comune o l’Ufficio territoriale dell’ICQRF.

Si precisa che il codice ICQRF può essere richiesto dall’operatore all’Ufficio territoriale competente attraverso il modello reperibile all’interno del file Excel “Elenco procedimenti” presente sul sito del Ministero: percorso“Home?Amministrazione trasparente ?Attività e procedimenti ?Tipologie di procedimento“.

(link: http://www.politicheagricole.it/flex/cm/pages/ServeBLOB.php/L/IT/IDPagina/6259)

Domanda n. 16) – Il testo del messaggio da riportare nella mail di richiesta di convalida del documento deve essere esattamente quello riportato nella Sezione I - paragrafo 2.2.3. dell’allegato al Decreto dipartimentale 1021 del 17 giugno 2014 o può essere diverso nella forma?

Risposta: Il testo del messaggio di cui trattasi può essere diverso nella forma a condizione che il contenuto sia sostanzialmente identico.

Domanda n. 17) – E’ possibile trasmettere agli indirizzi di PEC degli Uffici territoriali dell’ICQRF (indirizzi AOO) un documento di accompagnamento vitivinicolo compilato su “vecchi” modelli IT (Doco) per assolvere all’obbligo di trasmissione previsto dall’art. 29 del Reg. (CE) n. 436/2009?

Risposta: Si, è possibile (facendo riferimento alle istruzioni contenute nella Sezione 2 dell’Allegato al decreto prot. n. 1021 del 17 giugno 2014 – si vedano anche le risposte alle domande n. 4 e n. 19).

Domanda n. 18) – E’ possibile convalidare tramite PEC un documento di accompagnamento vitivinicolo compilato su “vecchi” modelli IT (D.A. ex Doco)?

Risposta: No

Domanda n. 19) – Ai fini della trasmissione della copia del documento vitivinicolo, ai sensi dell’art. 29 del Reg. (CE) n. 436/2009, é possibile allegare allo stesso messaggio di PEC più documenti di accompagnamento MVV relativi al trasporto di prodotti diversi (es.: vino sfuso, fecce denaturate, uve dirette ad un centro di intermediazione, …)?

Risposta: No,se i documenti si riferiscono a trasporti di prodotti vitivinicoli per i quali sono previsti diversi Codici Univoci PEC (vds. Prospetto 2 dell’allegato al Decreto dipartimentale 1021 del 17 giugno 2014). Un messaggio di PEC può riportare nell’oggetto un solo codice univoco pec.

Domanda n. 20) - Come riportato nella risposta alla domanda n. 4, ai fini esclusivamente della trasmissione del documento MVV già convalidato, è possibile allegare più documenti ad un unico messaggio PEC, purché i documenti riguardino gli stessi Uffici territoriali competenti per il luogo di spedizione e di destinazione. Qualora un operatore decidesse di avvalersi di tale possibilità, l’oggetto dell’unico messaggio di PEC deve riportare espressamente gli estremi di tutti i documenti allegati? In caso di risposta affermativa, sono previste modalità precise per riportare gli estremi di tutti i documenti allegati?

Risposta: Si, è possibile allegare più documenti ad un unico messaggio di PEC, ma questi devono riguardare gli stessi Uffici territoriali competenti per il luogo di spedizione e di destinazione.

Come da decreto dipartimentale prot. n. 1021 del 17 giugno c.a. – allegato – sezione 1 punto 2.2.1 e sezione 2, l’oggetto del messaggio di PEC, per ogni documento allegato, deve:

• iniziare, senza alcuno spazio iniziale e senza spazi tra un carattere e l’altro, con il codice univoco PEC TRAS-MVV-DAV-06 (nel caso di trasporti di vini sfusi in ambito nazionale);
• contenere il numero di riferimento del documento preceduto dalla dicitura “Documento n°…..”;
• contenere il nome/denominazione/ragione sociale dello speditorepreceduto dalla dicitura “spedito da …” seguita dal codice ICQRF dello stabilimento;
• contenere, per i trasporti nazionali, l’indicazione per esteso della Provincia amministrativa di destinazione, e per i trasporti destinati verso Paesi Ue ed extra UE, del Paese di destinazione, preceduta dalla dicitura, a secondo dei casi, “Provincia/Paese di destinazione: ….”

Tuttavia, nel caso dell’invio tramite PEC di più documenti MVV convalidati, relativi a destinatari ubicati nella stessa Provincia/Paese di destinazione, è possibile semplificare l’oggetto non ripetendo per ogni documento vitivinicolo allegato il nome/denominazione/ragione sociale dello speditore e la Provincia/Paese di spedizione.

Ad esempio, nel caso in cui si inviino da uno speditore della provincia di Roma n° 3 documenti MVV convalidati relativi al trasporto di vini sfusi, con destinatari situati nella provincia di Bologna, l’oggetto del messaggio di PEC può essere così composto:

? TRAS-MVV-DAV-06 Documento n° MVV/RM/0015/00123/2014, Documento n° MVV/RM/0015/00124/2014, Documento n° MVV/RM/0015/00125/2014 spediti da Cantine Rossi srl RM/0015 Provincia di destinazione: Bologna

In tal caso, anche il testo del messaggio di PEC andrà declinato al plurale, ovvero:

- “Lo scrivente ___________________ in qualità di _____________ della ditta _________ trasmette in allegato i documenti indicati in oggetto, già convalidati mediante ______________ (indicare, a secondo dei casi PEC, Comune o Microfilmatrice), in adempimento all’obbligo di cui _________ (indicare a secondo dei casi l’art. 29 del regolamento (CE) n. 436/09 o il DM 30 giugno 1995 o il DM 19 dicembre 2000).”

Ad ogni buon conto é importante sottolineare che il numero massimo di documenti vitivinicoli da allegare ad un messaggio di PEC, può trovare limitazione nelle specifiche tecniche fornite dal gestore di PEC dello speditore, sia in termini di documenti da allegare sia di numero massimo di caratteri inseribili nell’oggetto del messaggio.

Domanda n. 21) - Nel caso in cui i destinatari dei trasporti siano ubicati in province diverse ma nella competenza dello stesso Ufficio territoriale, si ritiene necessario fare un messaggio per ogni provincia oppure è consentito allegare tutti i documenti delle diverse province interessate dai trasporti che fanno riferimento allo stesso Ufficio, come peraltro pare essere indicato nella risposta alla Domanda n. 4? Qualora sia confermata la possibilità di fare un unico messaggio di PEC, vi sono indicazioni precise su cosa debba menzionare espressamente l’oggetto dell’unico messaggio di PEC?

Risposta: Si, anche in tal caso è possibile e valgono le stesse considerazioni formulate nella risposta alla domanda n. 20, ovvero è consentito inviare con una sola PEC diversi documenti vitivinicoli convalidati relativi a trasporti con diversi destinatari, anche se ubicati in province diverse, purché ricadenti nella competenza di uno stesso Ufficio territoriale.

In tal caso, però, tenuto conto che vi sono diverse Province/Paese di destinazione, le relative indicazioni andranno dettagliate.

Ad esempio, nel caso in cui uno speditore della provincia di Roma invii n° 3 documenti vitivinicoli convalidati, relativi al trasporto di vini sfusi, con destinatari situati in tre diverse province, quali Bologna, Piacenza e Modena, ma ricadenti nella circoscrizione di competenza del medesimo Ufficio territoriale, l’oggetto del messaggio di PEC potrà essere così composto:

TRAS-MVV-DAV-06 Documento n° MVV/RM/0015/00123/2014 Provincia di destinazione: Bologna, Documento n° MVV/RM/0015/00124/2014 Provincia di destinazione: Piacenza, Documento n° MVV/RM/0015/00125/2014 Provincia di destinazione: Modena spediti da Cantine Rossi srl RM/0015.

Domanda n. 22) - Quando un operatore allega più documenti ad un unico messaggio di PEC, è necessario che gli stessi siano contenuti/scansionati in un unico file oppure è richiesto che ogni documento sia scansionato in un file singolo? Il file/files vengono rinominati con il numero del documento?

Risposta: è necessario che ogni singolo documento vitivinicolo sia scansionato ed allegato singolarmente al messaggio di PEC da inviare e che ogni file sia denominato con il rispettivo numero del documento.

Domanda n. 23) - La convalida con PEC effettuata su un documento MVV la cui numerazione progressiva è attribuita da loro stessi (Art 5 comma 4 lettera a) DM 02/07/13) assolve anche alla “timbratura preventiva” prevista sempre dal DM 02/07/13 all’art 5 comma 7?

Risposta: Si conferma che per i documenti da convalidare tramite PEC non è obbligatoria la timbratura preventiva né l’utilizzo di modelli prestampati da una tipografia autorizzata (vds. anche Circolare prot. ICQRF n. 11289 del 26 luglio 2013).

Domanda n. 24) - Art 2 Comma 2 del DM: quando si parla di “..retro del documento..” è possibile interpretarlo anche come “seconda pagina” di un documento composto da due fogli ?

Risposta: No, la marca prescritta da utilizzarsi per la convalida tramite PEC del documento MVV deve essere apposta sul retro di detto documento, ovvero la parte posteriore della stessa pagina, così come previsto dal combinato disposto dell’articolo 8, comma 2 lettera b) del DM 2 luglio 2013 e dell’articolo 2, comma 2 del Decreto n. 1021 del 17 giugno 2014.

Domanda n. 25) - Nel DM e suo allegato non troviamo indicazioni rispetto alle procedure di riserva nel caso in cui la PEC dell’ICQRF possa avere dei problemi (di ricezione o risposta) impedendoci, di fatto, di procedere temporaneamente con la convalida del documento.

Risposta: Nel Decreto 17 giugno 2014 n. 1021 non sono previste procedure di riserva, pertanto qualora il sistema di PEC (di ricezione e/o di risposta) dovesse avere problemi di funzionamento ci si dovrà avvalere delle modalità alternative di convalida previste all’art. 9 ed all’art. 10 del DM, 2 luglio 2013 (tramite, rispettivamente, il Comune territorialmente o microfilmatrice).

Domanda n. 26) - Allegato al DM 1021 (PEC) Sez.2 Punto 1.1: Non cogliamo come mai debba essere l’azienda speditrice ad inviare il documento anche all’Ufficio Periferico di competenza del luogo di arrivo, se diverso da quello di partenza; in questi casi ci risultava che dovessero essere i diversi Uffici della P.A. a scambiarsi reciprocamente le informazioni per quanto di competenza territoriale (in Valoritalia, ad esempio, funziona già così).

Risposta: Nell’allegato al decreto 17 giugno 2014 n. 1021 (che peraltro consente notevoli semplificazioni degli oneri amministrativi a carico delle ditte interessate) alla Sezione 2 - Punto 1.1, secondo punto elenco, è prevista la possibilità per l’operatore di trasmettere il documento MVV all’Ufficio ICQRF territoriale di destinazione contestualmente all’invio del messaggio di PEC ai fini della convalida. Si tratta di una disposizione semplificatrice in quanto l’operatore con un’unica operazione assolve a due adempimenti (invio del documento ai fini della convalida e trasmissione di copia del documento all’Amministrazione nei casi previsti).

Tuttavia, qualora l’operatore non volesse avvalersi di tale facoltà, lo stesso potrà seguire le modalità di trasmissione previste per il documento già convalidato, così come riportato nella Sezione 2 - Punto 1.2. dell’allegato al Decreto.