Con l’avvento dell’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi non viene comunque meno l’obbligo di consegnare al cliente un documento che attesti l’operazione effettuata.

Il legislatore ha infatti introdotto l’obbligo di consegnare il c.d. “documento commerciale” le cui caratteristiche sono state illustrate nel Decreto emanato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 dicembre 2016.

L’emissione del documento commerciale

Innanzitutto, va detto che l’emissione di tale documento non è facoltativa. Infatti, l’art. 1 del D.M.7/12/2016 indica che l’esercente o il professionista che provvede all’invio telematico dei corrispettivi deve rilasciare il documento commerciale per le cessioni di beni o le prestazioni di servizi, salvo che non sia emessa la fattura elettronica o la fattura elettronica semplificata.

L’emissione di questo documento deve avvenire con gli stessi strumenti tecnologici utilizzati per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi ovvero con strumenti che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.

Tale documento, dovendo rappresentare per il cliente anche un valido titolo per l’esercizio dei propri diritti in ambito commerciale (verifica corrispondenza del bene e del prezzo corrisposto, garanzia da vizi, diritto alla sostituzione/reso, ecc.) deve essere emesso su un supporto cartaceo avente dimensioni idonee a garantire la leggibilità, la gestione e la conservazione nel tempo.

Con il consenso del cliente, il documento commerciale può essere consegnato anche in formato digitale (ad esempio: mail con PDF allegato).

Informazioni obbligatorie

L’articolo 2 del Decreto indica le informazioni minime che devono essere presenti nel documento precisando che esso deve contenere:

1. data e ora di emissione;
2. numero progressivo;
3. ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome,
4. dell'emittente;
5. numero di partita IVA dell'emittente;
6. ubicazione dell'esercizio;

7. descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi; per i prodotti medicinali in luogo della descrizione può essere indicato il numero di autorizzazione alla loro immissione in commercio (AIC);

8. ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato.

9. Efficacia fiscale del documento commerciale

Il documento commerciale è considerato idoneo per documentare le spese sostenute ai fini delle imposte sui redditi, inoltre, rappresenta un valido titolo per documentare la cessione di beni e le prestazioni di servizi ai sensi dall’art. 21, comma 4 lett. a) del D.P.R. n. 633/1972.

Utilizzo del documento commerciale per resi e buoni

Può succedere che a seguito della consegna della merce il cliente riscontri dei difetti e che, pertanto, ne richieda la sostituzione o il rimborso. Se ciò avviene a seguito dell’emissione dello scontrino fiscale, l’Agenzia delle Entrate, con le Risoluzioni n. 219/E del 2003 e 154/2001, aveva avallato delle soluzioni che possono essere traslate con l’avvento dello scontrino elettronico nei seguenti modi.

In caso di sostituzione della merce, al cliente deve essere emesso un nuovo scontrino per l’eventuale differenza di prezzo, al momento del nuovo acquisto. In tal caso, l’emittente dovrà acquisire una copia fotostatica del documento commerciale originariamente rilasciato al cliente. Lo stesso va conservato insieme allo scontrino di chiusura giornaliero del giorno nel quale viene eseguita la sostituzione dei beni resi, in modo da documentare l'operazione in sede di controllo da parte dell'amministrazione finanziaria.

Nel caso in cui il cedente non applichi il metodo della ventilazione dei corrispettivi, ma provveda alla rilevazione distinta per aliquota, è consentita la procedura di reso a condizione che i beni sostituiti siano soggetti alla stessa aliquota IVA di quelli originariamente acquistati.

Al cliente che rende un prodotto può essere rilasciato un buono che attesti l'importo da rimborsare/spendere in cui sia indicata l'aliquota IVA applicata.

In caso di rimborso, l’Agenzia ha chiarito che la procedura di reso deve consentire di identificare le generalità del cliente, l’ammontare del prezzo rimborsato distinto per imponibile e imposta, i dati identificativi del documento certificativo emesso in origine il numero di identificazione della pratica di reso. In tale ipotesi si potrà emettere uno scontrino adottando un’apposita voce (es. rimborsi per restituzione merce venduta) con un totale dovuto con segno negativo, il quale sarà quindi portato in diminuzione nei corrispettivi giornalieri.

Il numero di identificazione attribuito alla pratica di reso deve essere riportato su ogni documento emesso per certificare il rimborso e dalla chiusura giornaliera dovrà trovarsi traccia dell’operazione al fine di consentire il controllo da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Inoltre, l’eventuale supporto offerto dalle scritture ausiliarie di magazzino dovrà supportare la procedura di reso o rimborso con la movimentazione fisica del bene reinserito nel circuito di vendita.

Tali principi sono stati recentemente ribaditi dall'Agenzia delle Entrate con il principio di diritto n. 21 del 1° agosto 2019.

Nel caso in cui, invece, il corrispettivo indicato nel documento non fosse stato pagato, sarà possibile annotare sul documento commerciale che il corrispettivo non è stato ancora incassato, per differire l’esigibilità dell’IVA alla data in cui avverrà il pagamento.