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Nell’ambito dello svolgimento della propria attività, può accadere che il lavoratore debba effettuare, in maniera temporanea e provvisoria, la propria prestazione in un luogo diverso dalla sede aziendale.
In linea generale sono i contratti collettivi a disciplinare la materia della trasferta, regolando anche l’adeguato trattamento economico da corrispondere al lavoratore.
Il regime fiscale e contributivo della trasferta è disciplinato dall’art. 51 comma 5 del TUIR, il quale regola il corretto comportamento da assumere con riferimento alle indennità e agli eventuali rimborsi spese ad essa relativi.
In linea generale, la disciplina prevede un diverso trattamento dei rimborsi e delle indennità in relazione al fatto che la trasferta sia svolta dal lavoratore nello stesso Comune della sede di lavoro oppure al di fuori del territorio comunale.
Le indennità e i rimborsi spese, per le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale, concorrono a formare integralmente il reddito imponibile, ad eccezione delle spese di trasporto comprovate da documenti prodotti.
Si precisa che:
Se la trasferta è svolta al di fuori del territorio comunale della sede di lavoro, l’indennità può essere determinata nei seguenti modi:
In ogni caso va evidenziato che, le spese di viaggio e di trasporto, anche sotto forma di indennità chilometrica, non concorreranno a formare il reddito da lavoro purché adeguatamente documentate.
Con la risposta ad interpello n. 22 del 2018, l’Agenzia ha fornito il proprio orientamento sul tema, rispondendo al quesito di un’azienda che svolgeva tutti i pagamenti relativi alle spese di viaggio utilizzando una sola carta di pagamento virtuale, per il tramite di un’agenzia viaggi
Nell’interpello il datore di lavoro chiedeva all’Agenzia come dovessero essere considerate le spese pagate direttamente all’agenzia per i viaggi in trasferta dei propri dipendenti:
L’Agenzia, chiamata a pronunciarsi sul punto, ha affermato che le spese di trasporto pagate direttamente dal datore per conto dei propri dipendenti, in tutti i casi in cui i biglietti di viaggio siano emessi in formato elettronico, possono ritenersi idoneamente documentate attraverso:
Non sarà necessario che i biglietti in formato elettronico siano materializzati in forma cartacea, ma sarà altresì fondamentale che essi siano recuperabili e sempre disponibili in caso di controlli.
Laddove l’acquisto dei biglietti sia documentato correttamente, precisa l’Agenzia, le relative spese potranno essere considerate come non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente.