Nell’ambito dello svolgimento della propria attività, può accadere che il lavoratore debba effettuare, in maniera temporanea e provvisoria, la propria prestazione in un luogo diverso dalla sede aziendale.

In linea generale sono i contratti collettivi a disciplinare la materia della trasferta, regolando anche l’adeguato trattamento economico da corrispondere al lavoratore.

Profilo fiscale della trasferta

Il regime fiscale e contributivo della trasferta è disciplinato dall’art. 51 comma 5 del TUIR, il quale regola il corretto comportamento da assumere con riferimento alle indennità e agli eventuali rimborsi spese ad essa relativi.

In linea generale, la disciplina prevede un diverso trattamento dei rimborsi e delle indennità in relazione al fatto che la trasferta sia svolta dal lavoratore nello stesso Comune della sede di lavoro oppure al di fuori del territorio comunale.

Trasferte in ambito comunale

Le indennità e i rimborsi spese, per le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale, concorrono a formare integralmente il reddito imponibile, ad eccezione delle spese di trasporto comprovate da documenti prodotti.

Si precisa che:

• Non rileva l’ampiezza del Comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro;
• con la circolare n. 326/1997, ai fini dell’esclusione del rimborso dal reddito imponibile, l’amministrazione finanziaria precisa che sui documenti interni all’azienda deve risultare il giorno in cui il lavoratore ha svolto attività al di fuori del Comune della sede aziendale.

Trasferte in ambito extra-comunale

Se la trasferta è svolta al di fuori del territorio comunale della sede di lavoro, l’indennità può essere determinata nei seguenti modi:

• se l’indennità è corrisposta in maniera forfettaria, senza rimborso delle spese di vitto e alloggio, essa sarà esente fino a 46,48 euro al giorno (77,47 euro in caso di trasferta all’estero);
• se l’indennità è fornita con rimborso analitico (o fornitura gratuita) di vitto o alloggio, essa sarà esente fino all’importo di 30,99 euro al giorno (51,65 euro per l’estero); saranno esenti anche le spese sostenute per vitto o alloggio;
• se l’indennità è rendicontata a piè di lista (o fornitura gratuita) sia per quanto riguarda il vitto che per l’alloggio, essa sarà esente fino alla misura di 15,49 euro al giorno (25,82 euro per l’estero); saranno esenti anche le spese sostenute per vitto e alloggio;
• se il rimborso è interamente rendicontato a piè di lista, tutte le spese saranno esenti; inoltre, eventuali spese anche non documentabili saranno esenti nella misura fino a 15,49 euro (25,82 euro per l’estero).

In ogni caso va evidenziato che, le spese di viaggio e di trasporto, anche sotto forma di indennità chilometrica, non concorreranno a formare il reddito da lavoro purché adeguatamente documentate.

La risposta ad interpello dell’Agenzia

Con la risposta ad  interpello n. 22 del 2018, l’Agenzia ha fornito il proprio orientamento sul tema, rispondendo al quesito di un’azienda che svolgeva tutti i pagamenti relativi alle spese di viaggio utilizzando una sola carta di pagamento virtuale, per il tramite di un’agenzia viaggi

Nell’interpello il datore di lavoro chiedeva all’Agenzia come dovessero essere considerate le spese pagate direttamente all’agenzia per i viaggi in trasferta dei propri dipendenti:

• nei casi in cui non sia prevista l’emissione di biglietti cartacei;
• nei casi in cui tali spese siano documentate tramite l’estratto conto prodotto dalla società emittente della carta di pagamento.

L’Agenzia, chiamata a pronunciarsi sul punto, ha affermato che le spese di trasporto pagate direttamente dal datore per conto dei propri dipendenti, in tutti i casi in cui i biglietti di viaggio siano emessi in formato elettronico, possono ritenersi idoneamente documentate attraverso:

• l’attestazione delle stesse tramite l’estratto conto della carta di pagamento, che dovrà contenere una serie di informazioni fra cui quelle relative al biglietto (data acquisto, itinerario, numero, etc…), al pagamento ed ai nominativi dei dipendenti coinvolti;
• la validazione della nota spese, redatta in forma cartacea dal dipendente.

Non sarà necessario che i biglietti in formato elettronico siano materializzati in forma cartacea, ma sarà altresì fondamentale che essi siano recuperabili e sempre disponibili in caso di controlli.

Laddove l’acquisto dei biglietti sia documentato correttamente, precisa l’Agenzia, le relative spese potranno essere considerate come non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente.