Con la Risposta a Interpello n. 405 del 2 agosto 2022, l’Agenzia delle Entrate è tornata ad occuparsi delle indennità di trasferta con particolare riferimento a quelle chilometriche rimborsate ai dipendenti che utilizzano l’auto propria per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale ove si trova la sede di lavoro.

L’intervento dell’Amministrazione finanziaria trae lo spunto da un quesito posto da un Comune che, per rimborsare i propri dipendenti nell’utilizzo del proprio mezzo di trasporto per recarsi al di fuori dell’ambito comunale, adottava un Regolamento alquanto articolato, il quale, al ricorrere di determinate condizioni, prevedeva l’erogazione di un rimborso chilometrico parametrato al costo di percorrenza stabilito in base alle tariffe del trasporto pubblico e non al costo chilometrico, così come determinato sulla base delle Tabelle ACI in relazione al veicolo realmente utilizzato.

L’occasione ci permettere di fare una breve riflessione sul trattamento fiscale delle indennità di trasferta, nonché di esaminare quei comportamenti adottati dalle aziende che utilizzano un parametro unico e generalizzato nella determinazione dell’indennità chilometrica da rimborsare ai propri dipendenti che si recano in trasferta utilizzando il proprio veicolo.

Indennità di trasferta

Pur non essendo questa la sede per esaminare le diverse tipologie di indennità di trasferta, ricordiamo che l’art. 51, comma 5, TUIR, disciplina il trattamento fiscale da applicare a tali indennità erogate al lavoratore dipendente per la prestazione dell’attività lavorativa fuori dalla normale sede di lavoro (cosiddette trasferte o missioni), differenziando il trattamento delle medesime a seconda che la prestazione lavorativa sia o meno svolta nel territorio del Comune in cui è ubicata la sede di lavoro del dipendente.

Mentre per esonerare da fiscalità le spese di trasporto sostenute in ambito comunale il dipendente deve presentare al proprio datore di lavoro documenti provenienti dal vettore comprovanti l’esborso, per le indennità di trasferta effettuate al di fuori dall’ambito comunale, il Legislatore ha previsto tre tipologie di rimborso non soggette a tassazione in capo al dipendente:

• analitico;
• forfettario;
• misto.

Il rimborso di tipo analitico prevede la rifusione delle spese sostenute dal dipendente sulla base di apposita documentazione che lo stesso dovrà presentare al proprio datore di lavoro.

Con il rimborso di tipo forfettario, il Legislatore ha predeterminato delle soglie economiche di rimborso al dipendente che verranno corrisposte senza che sia necessaria la documentazione a corredo, mentre adottando il rimborso di tipo misto il datore di lavoro combinerà le due tipologie viste in precedenza, rifondendo le spese sostenute in parte previa presentazione di documenti giustificativi, ed in parte sulla base di parametri forfettari come da precise indicazioni normative.

Per quanto di interesse nella presente circolare, l’indennità legata al trasporto comporta o il rimborso non tassato dei documenti presentati a fronte dell’utilizzo di mezzi pubblici (treno, aereo, ecc.) oppure l’erogazione, sempre non tassata, di una indennità chilometrica per l’utilizzo dell’auto propria, la cui entità deve essere determinata, dallo stesso datore di lavoro, sulla base di elementi concordanti, sia diretti che indiretti.

Per definire tali elementi concordanti, il Legislatore tributario ha stabilito che, limitatamente alle trasferte effettuate fuori dall’ambito comunale ove ha sede l’azienda, possono essere escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente quelle indennità determinate in base alle Tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di vettura.

Pertanto, qualora l’importo rimborsato, determinato sulla base di tariffe pubbliche ovvero sulla base di un parametro unico e generalizzato, risulti essere pari o inferiore rispetto a quello determinato in base alle Tabelle ACI, lo stesso sarà da considerarsi non imponibile ai sensi dell’art. 51, comma 5, TUIR. Diversamente, se l’importo erogato al dipendente risulti maggiore rispetto a quello determinato in base alle Tabelle ACI, l’eccedenza sarà considerata parte integrante della retribuzione da lavoro dipendente, scontando la tassazione ordinaria in base all’art. 51, comma 1, TUIR.