Nel corso dell’attività lavorativa è possibile che l’azienda venga sottoposta a visite ispettive durante le quali verrà verificato il rispetto degli obblighi in materia di lavoro.

L’attività ispettiva viene regolamentata dalle Leggi n. 689/1981 e n. 124/2004 e da specifiche Circolari del Ministero del Lavoro, in particolare la 41 del 2010 e dell’INL, la n. 4 del 2019. Ogni anno viene pubblicato dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro il documento di programmazione della vigilanza in cui vengono illustrati gli obiettivi e le priorità della programmazione dell’attività per l’anno in corso.

L’atto con il quale prende avvio l'attività di vigilanza è costituito dal primo accesso ispettivo. Sono preposti a questa attività sia gli Ispettori del Lavoro che i funzionari di vigilanza facenti capo all’INPS o all’INAIL. Gli Ispettori del lavoro, nello svolgimento delle proprie attività, sono ufficiali di Polizia Giudiziaria.

Questi procederanno ad identificarsi, mediante esibizione della tessera di riconoscimento, e successivamente potranno accedere al luogo di lavoro. Il personale aziendale ha l’obbligo di consentire l’accesso per le finalità connesse alla vigilanza; un eventuale rifiuto o ostacolo a questa attività può essere segnalato all’Autorità Giudiziaria e l’Ispettore può rivolgersi alle Forze dell’Ordine per forzare l’accesso.  

Durante questo primo accesso si procede ad identificare le persone presenti, in particolare i lavoratori, i quali solitamente vengono intervistati in merito al rapporto di lavoro. In fase di acquisizione delle dichiarazioni dei lavoratori, non è ammessa la presenza del datore di lavoro e/o del professionista che lo assiste.

In seguito, nel caso in cui non siano rilevati, già in questa prima fase, inadempimenti alla normativa o ai Contratti Collettivi, l’Ispettore procede a rilasciare apposito verbale di primo accesso ispettivo, il quale riporta le seguenti informazioni:

• l'identificazione dei lavoratori trovati intenti al lavoro e la descrizione delle modalità del loro impiego;
• la specificazione delle attività compiute dal personale ispettivo;
• le eventuali dichiarazioni rese dal datore di lavoro o da chi lo assiste, o dalla persona presente all'ispezione;
• le richieste, anche documentali, utili al proseguimento dell'istruttoria finalizzata all'accertamento degli illeciti.

Tra i documenti che potrebbero essere richiesti in fase di ispezione e che devono essere conservati in azienda, si riportano i seguenti:

Documenti aziendali:

• Visura CCIAA;
• Atto costitutivo e Statuto;
• Ultimo verbale ispettivo rilasciato dagli Organi di vigilanza;
• Iscrizione INAIL;
• Iscrizione INPS relativa alla posizione con dipendenti;
• Iscrizione personale INPS dei soci;
• Delega al Consulente del Lavoro per la gestione del personale;
• Delega al Consulente del Lavoro alla conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL);
• Documento di valutazione dei Rischi (DVR);
• Designazione degli addetti alla gestione delle emergenze di primo soccorso/prevenzione incendi;
• Attestati di frequenza obbligatoria della formazione Datori di Lavoro R.S.P.P. ovvero designazione R.S.P.P. esterno all’azienda;
• Partecipazione ai corsi in materia di Sicurezza sul Lavoro ed ogni altra documentazione che attesti il rispetto della normativa;
• Nomina e accettazione incarico del Medico Competente del Lavoro;
• Nomina RLS o verbale di rinuncia e contestuale comunicazione INAIL;
• Attestato di formazione obbligatoria per il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;
• Ultimo prospetto informativo L. 68/1999 inviato;
• Accordo sindacale e autorizzazione ITL per l’installazione di telecamere per la videosorveglianza.

Documenti dipendenti/collaboratori

• Lettera di assunzione/Contratto di lavoro, sottoscritto dalle parti;
• Lettera di eventuale proroga del rapporto di lavoro, sottoscritta dalle parti;
• Ricevuta di assunzione/proroga/cessazione inviata al Centro Impiego competente (ricevuta SARE);
• Comunicazioni obbligatorie preventive per lavoro intermittente, autonomi occasionali, lavoro accessorio;
• Comunicazione obbligatoria preventiva per lavoratori in distacco;
• Contratti di appalto, subappalto e somministrazione di lavoratori;
• Cedolini paga sottoscritti dai dipendenti;
• Documenti di soggiorno in corso di validità - solo in caso di dipendenti extracomunitari;
• Documento Privacy sottoscritto;
• Scheda individuale dell’avvenuta consegna dei Dispositivi di Protezione Individuale e addestramento all’uso, ove previsto;
• Attestati di formazione dei lavoratori conduttori carrelli elevatori/trattori;
• Bonifici o altre modalità tracciabili per il pagamento delle retribuzioni;
• Visite mediche di idoneità alla mansione;
• Giustificativi di rimborsi e trasferte.

La documentazione di cui sopra non è da intendersi esaustiva, potendo essere richiesti ulteriori documenti anche in relazione alla situazione particolare rilevata dagli Ispettori.

Si specifica che la documentazione di lavoro, compreso il Libro Unico, può essere conservata presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati, previa apposita comunicazione all'Ispettorato del Lavoro, c.d. delega al professionista, contenente le generalità del soggetto al quale è stato affidato l'incarico e il luogo in cui sono reperibili i documenti.

In presenza di una delega formale, l'Ispettore del lavoro può pertanto rivolgere la propria richiesta di esibizione documentale direttamente al professionista.