In seguito alle previsioni contenute nel D.Lgs. n. 24/2023, con cui lo Stato italiano ha recepito i principi comunitari in materia e uniformato e aggiornato la precedente disciplina, sono soggette agli obblighi in materia di whistleblowing, oltre alle aziende del settore pubblico, anche le aziende del settore privato in possesso di determinati requisiti.

La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, ripercorrendo i passaggi gestionali e organizzativi che aziende ed enti privati devono seguire per dotarsi di un idoneo canale interno per la segnalazione delle violazioni whistleblowing, ha recentemente fornito indicazioni in merito ai punti di maggior criticità interpretativa in materia, fornendo una guida operativa.

Il whistleblowing consiste nel sistema finalizzato a prevedere l’adozione di strumenti idonei a segnalare eventuali violazioni di diritti fondamentali dei lavoratori. In particolare, questo strumento tutela i lavoratori che segnalano eventuali attività illecite svolte all’interno dell’azienda ai soggetti incaricati quali ANAC o Autorità Giudiziarie.

Sono tenute a ad adempiere agli obblighi in materia di whistleblowing:

• le aziende del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno la media di almeno 50 lavoratori subordinati tramite contratti a tempo indeterminato o determinato;
• le aziende del settore privato che operano in specifici settori: servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente, queste sono obbligate anche in assenza del requisito di cui al punto precedente, legato alla media dei 50 dipendenti nell’anno;
• le aziende del settore privato che adottano modelli di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs. n. 231/2001, queste sono obbligate anche in assenza del requisito di cui al punto precedente, legato alla media dei 50 dipendenti nell’anno.

Oltre ai soggetti di cui sopra, sono tenuti ad adempiere gli obblighi anche quelli del settore pubblico.

In merito ai criteri da adottare per il computo dei dipendenti, riprendendo la linea interpretativa di Confindustria, i consulenti del lavoro hanno specificato che, per le aziende già costituite, il conteggio ai fini del calcolo del parametro di almeno 50 addetti, va eseguito “per teste” e non in base ai “valori in ULA - Unità Lavorative per Anno”, mentre per le aziende di nuova costituzione va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura disponibile. Non devono ricomprendersi nel calcolo i lavoratori somministrati in base a quanto disposto dal terzo comma dell’art. 34 del D.Lgs. n. 81/2015.

In particolare, si dovrà tenere conto del valore medio degli addetti (elaborazione dati INPS) al 31/12 dell’anno solare precedente a quello in corso e contenuto come voce specifica nelle visure camerali (l’impresa di nuova costituzione va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura).

La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro specifica anche che si possono escludere gli adempimenti in materia di whistleblowing si applichino a professionisti e STP con meno di 50 dipendenti in quanto soggetti alla normativa antiriciclaggio.

Gli obblighi delle aziende consistono nell’adottare una piattaforma interna di segnalazione sicura, che tuteli la riservatezza dell’identità, dei dati personali e del contenuto della segnalazione di chi denuncia gli illeciti. Questo, tramite appositi software che utilizzino sistemi crittografici. Il trattamento dei dati personali e la documentazione della segnalazione devono essere gestiti nel rispetto di quanto riportato nel GDPR.

Le aziende dovranno altresì garantire al dipendente che procede alla segnalazione la tutela dal rischio di eventuali ritorsioni. Le condotte considerabili ritorsive sono il licenziamento, la variazione del luogo di lavoro o delle mansioni e il mancato rinnovo di un contratto a termine. Su queste condotte, incombe sul datore di lavoro l’onere di provare che le stesse non siano state adottate in seguito alla segnalazione.

Il canale di segnalazione deve consentire segnalazioni in forma scritta (anche con modalità online purché non con mail o PEC) e prevedere un sistema di segnalazioni in forma orale (colloqui telefonici, sistemi telematici vocali o incontri di persona richiesti dal segnalante).

Le aziende soggette all’obbligo devono altresì predisporre un apposito atto da sottoporre alle rappresentanze od organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative. I consulenti del lavoro hanno evidenziato che l’assenso di queste ultime non è vincolante, ma “rilevante ai fini di una successiva valutazione sull’idoneità ed efficacia delle procedure whistleblowing nel concreto implementate”.

In merito alle modalità di gestione delle segnalazioni pervenute sul canale interno, l’azienda può decidere di affidare la gestione delle segnalazioni ad una persona interna all’azienda o ad un ufficio, sempre interno, ovvero ad un soggetto esterno. Si rende sempre necessario che il soggetto prescelto sia dotato di autonomia valutativa e decisionale e di imparzialità ed indipendenza.

I consulenti hanno evidenziato come l’affidamento esterno della gestione del canale interno, può generare criticità operative ed interpretative. Questo, infatti, non comporta un trasferimento delle relative responsabilità in capo all’affidatario, pertanto l’azienda dovrà premunirsi di individuare un soggetto che offra garanzie di competenza e solvibilità commisurati alla delicatezza dell’incarico, anche in termini di eventuale copertura assicurativa.

In capo all’azienda sussiste anche l’obbligo di pubblicità in materia di whistleblowing, rendendosi necessario informare i soggetti interessati anche tramite il proprio sito internet, indicando la piattaforma online adottata nonché le modalità di utilizzo dei canali per l’eventuale invio di segnalazioni di illeciti. Inoltre, le suddette informative devono dare evidenza circa la garanzia di voler mantenere riservata l’identità del segnalatore, il quale beneficia delle particolari tutele whistleblowing.

Tali obblighi sono in vigore dal 15 luglio 2023 per le aziende private che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati pari o superiore a 250 e quelli che operano nei settori particolari di cui al secondo punto dell’elenco di cui sopra.

Gli obblighi si applicano invece a partire dal 17 dicembre 2023, per le aziende private che hanno impiegato nell’ultimo anno una media tra i 50 e i 249 dipendenti.

Sono legittimati alle segnalazioni i dipendenti del settore pubblico e privato, i lavoratori autonomi e titolari di un rapporto di collaborazione, i lavoratori o collaboratori alle dipendenze di soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi, i liberi professionisti, i consulenti, i volontari e tirocinanti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o privato, gli azionisti e coloro che ricoprono funzioni di amministrazione, direzione, controllo vigilanza o rappresentanza.

Le segnalazioni dovranno avere ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato oppure condotte rilevanti in base al D.Lgs. 231/2001. L’elenco delle condotte viene riportato all’art. 2 del D.Lgs. 24/2023, a cui si rimanda. Trattasi di illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti; illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi ai seguenti settori:

• appalti pubblici;
• servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti;
• sicurezza dei trasporti;
• tutela dell’ambiente;
• radioprotezione e sicurezza nucleare;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
• salute pubblica;
• protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non possono essere oggetto di segnalazione le ipotesi in cui il segnalante abbia un interesse personale e la denuncia abbia esclusiva attinenza con il proprio rapporto di lavoro, le contestazioni legate ad un interesse di carattere personale, le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al Decreto, ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nella parte II dell'allegato alla Direttiva 2019/1037, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al Decreto e le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione Europea.

La normativa in materia prevede sanzioni da 10.000 a 50.000 euro nei casi di:

• mancata istituzione dei canali di segnalazione;
• mancata adozione delle procedure per effettuare e gestire le segnalazioni;
• adozione di procedure non conformi a quelle dettate dal Decreto;
• mancato svolgimento dell’attività di verifica e dell’analisi delle segnalazioni ricevute
• comportamenti ritorsivi;
• ostacoli alla segnalazione o tentativi di ostacolarla;
• violazione dell’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante.

ANAC può applicare una sanzione da 500 a 2.500 euro al segnalante, qualora sia accertata la responsabilità civile per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave.

Le aziende che rientrano nell’obbligo, al fine di dotarsi della piattaforma informatica, dovranno rivolgersi ad una software house ovvero ad aziende altrimenti specializzate per la fornitura di software o la messa a disposizione di piattaforme telematiche.