Il tema della busta paga e delle modalità della sua consegna al lavoratore da parte del datore di lavoro ha causato, negli anni, un ampio dibattito: nemmeno i numerosi chiarimenti ufficiali sono riusciti a sgombrare totalmente il campo dai numerosi dubbi che tutt’oggi affliggono gli operatori.

La norma di riferimento in materia è la legge 4/1953, la quale all’art. 3 prevede che “il prospetto di paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione”.

Nel 1953, con tale previsione, si pensava unicamente alla consegna della copia cartacea della busta paga, la quale doveva essere sottoscritta dal lavoratore per accettazione, sia del documento che dei dati in esso contenuti.

La sottoscrizione della busta paga, però, non era e non è un passaggio essenziale: in assenza della firma, la consegna dei prospetti può essere provata dal datore anche tramite testimoni. Va infatti precisato che, in caso di controversie, spetta al datore di lavoro dimostrare l’avvenuta consegna delle paghe ai lavoratori.

Con l’avvento della tecnologia, sempre più operatori hanno iniziato a valutare l’opportunità di trasmettere i cedolini tramite mezzi informatici e, in particolare, a mezzo mail. Ci si è a lungo chiesti se ciò potesse in qualche modo ledere qualche diritto delle parti o se, al contrario, essa fosse una pratica conforme alla normativa.

Nessun problema pare sorgere in relazione all’invio dei prospetti delle paghe tramite una mail PEC: tale strumento, infatti, rappresenta la versione telematica della raccomandata postale. Per acquistare valore legale, però, è necessario che il datore si assicuri che il lavoratore sia in possesso di un indirizzo PEC valido e attivo per la ricezione delle comunicazioni.

Decisamente più discussa è la possibilità di inviare le buste paga tramite mail “ordinarie”. In senso positivo si è espresso il Ministero del Lavoro con l’importante interpello n. 1 del 2008, in cui si è affermato che “in linea di principio non si ravvisano motivi ostativi all’invio del prospetto di paga con posta elettronica, se si considera la prassi generalizzata dell’accredito diretto dello stipendio in conto corrente bancario e la notevole diffusione delle conoscenze informatiche, purché vi sia la prova legale dell’effettiva consegna prospetto di paga al lavoratore alla scadenza prevista per il pagamento della retribuzione”. In senso conforme, poi, si è nuovamente pronunciato il Ministero con gli interpelli n. 8/2010 e 13/2012.

A ben vedere, infatti, come precisato dal Ministero del Lavoro, l’art. 1 della L. 4/1953 fa riferimento all’obbligo di consegnare il prospetto paga, senza ulteriori precisazioni circa la sua forma. Il datore ha quindi solo il dovere di trasmetterlo e di garantire al lavoratore la possibilità di materializzarlo. Pertanto, va precisato che il datore di lavoro deve fornire al lavoratore idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.

È fondamentale ribadire, infine, che l’onere di dimostrare l’avvenuta consegna del prospetto paga, in caso di contestazioni, è sempre posto in capo al datore di lavoro, anche nel caso in cui l’invio venga svolto da un professionista incaricato o altro soggetto (si pensi ad esempio alla società capogruppo di un gruppo societario).

Pertanto, è consigliabile premunirsi con elementi che possano provare la ricezione dei prospetti: nel caso di invio di buste paga a mezzo mail, è sufficiente richiedere al lavoratore una mail di risposta per confermare il corretto e tempestivo ricevimento del documento.