Alla luce dell’obbligo di compilazione e trasmissione della pratica per la comunicazione del Titolare Effettivo la cui scadenza è prevista per l’11 dicembre 2023, si analizzeranno alcuni casi particolari relativamente alle società cooperative, fornendo possibili soluzioni alle casistiche di dubbia soluzione.

Nella Gazzetta Ufficiale del 9 ottobre 2023, n. 236 è stato pubblicato il Provvedimento del Ministero delle Imprese e del Made in Italy che attesta l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva.

Pertanto, dal 9 ottobre 2023 decorre il termine perentorio di sessanta giorni entro cui i soggetti obbligati devono effettuare la comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva. Scadendo il termine sopra indicato in un giorno festivo (venerdì 8 dicembre 2023), la comunicazione deve essere trasmessa non oltre l’11 dicembre 2023 al Registro delle Imprese, identificato dal Legislatore come Registro ufficiale dei dati e delle informazioni del Titolare Effettivo.

Si ricorda che, in caso di cooperative, la sanzione per mancata comunicazione del Titolare Effettivo (TE), ai sensi dell’art. 2630 C.C., viene comminata a tutti gli amministratori, in quanto tenuti alla trasmissione della comunicazione ai sensi dell’art. e del D.M. 55/2022.

Individuazione del Titolare Effettivo

In linea generale, nel caso in cui il cliente sia una società di capitali, comprese anche le cooperative:

• costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
• costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.

Nelle ipotesi in cui l'esame dell'assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente, il Titolare Effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:

• del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• del controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea ordinaria;
• dell'esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un'influenza dominante.

Per comprendere a quale data fare riferimento per individuare la partecipazione detenuta, occorre verificare la comunicazione ad opera degli amministratori, che configura una dichiarazione sostitutiva di atto notorio (che risulta datata). La fotografia dell'assetto proprietario o della individuazione dei titolari dei poteri di legale rappresentanza o di amministrazione o di direzione è riferita al momento della dichiarazione.

Casi risolti

Vediamo ora alcuni casi pratici con le relative possibili soluzioni.

• Nel caso di una cooperativa con tre soci persone fisiche, occorrerà comunicarli tutti applicando il criterio della proprietà dell’ente. È quindi necessario che ciascuno dei tre soci abbia una partecipazione superiore al 25% del capitale.
• Invece, nel caso di cooperativa con quattro soci alla pari che, a loro volta, sono sosicetà semplici i cui soci dispongono di quote inferiori al 25%, si applicherà il criterio residuale ex art. 20, comma 5 (titolarità della legale rappresentanza, titolarità del potere di amministrazione o titolarità del potere di direzione). In questo caso occorre tenere in considerazione che nessuno dei soci è persona fisica e comunque nessuno è titolare di una partecipazione superiore al 25%.
• Altro caso emblematico è quello di una cooperativa con tre soci (persone fisiche o società semplici), che possiedono lo stesso capitale sociale, a cui subentra un quarto socio. In questo caso, non sarà più applicabile il criterio “proprietario”, in quanto nessuno risulta titolare di una partecipazione superiore al 25%. Inoltre, gli amministratori della cooperativa sono tenuti, nel termine di 30 giorni dal verificarsi dell'evento che comporta la modifica della titolarità effettiva, a darne comunicazione al Registro Imprese.
• Nelle cooperative costituite da sole imprese (con almeno 9 soci), il Titolare Effettivo sarà individuato nel Legale Rappresentante, ossia il Presidente. Andrà indicato anche il Vicepresidente, se risulti anch’egli titolare della legale rappresentanza. In alternativa e/o in concomitanza potranno essere indicati i consiglieri che siano destinatari di deleghe gestorie rilevanti.
• Se la cooperativa ALFA ha nel CDA un’altra cooperativa BETA (che detiene il 30%) rappresentata in CDA dal suo Legale Rappresentante Tizio, occorrerà valutare se la partecipazione al capitale sociale superiore al 25% è intestata alla persona giuridica e se quest’ultima risulta controllata da una persona fisica. Solo in tal caso è applicabile il criterio “proprietario” e non ha rilevanza alcuna il fatto che il socio persona giuridica sia stato nominato amministratore. Pertanto, il Titolare Effettivo della cooperativa ALFA sarà identificabile ai sensi del comma 5: Rappresentante Legale, amministrazione o direzione.
• Qualora venisse soddisfatto il criterio della partecipazione al capitale sociale superiore al 25% ma vi fosse anche un direttore con poteri di firma, non sarà necessario indicare entrambi quali Titolari Effettivi. Infatti, il criterio del “proprietario” prevale su ogni altro criterio successivo.
• Nel caso di cooperative che cessano nel 2023, che si trovano già in stato di liquidazione, occorre comunque comunicare il Titolare Effettivo. Infatti, fino a quando risultano iscritte al Registro delle Imprese, le cooperative in liquidazione sono ugualmente tenute a tale comunicazione.

Infine, occorre sottolineare che il comma 6 dell’art. 20 del D.Lgs. 231/2007 prevede che “I soggetti obbligati conservano traccia delle verifiche effettuate ai fini dell’individuazione del Titolare Effettivo nonché, con specifico riferimento al Titolare Effettivo individuato ai sensi del comma 5 (rappresentanza legale, amministrazione o direzione), delle ragioni che non hanno consentito di individuare il Titolare Effettivo” ai sensi dei precedenti commi del medesimo articolo che fanno riferimento al criterio relativo alla proprietà e al controllo dell’ente.

Per questo motivo, stando a quanto indicato dalla norma, nel verbale del CDA in cui si riporta l'attività di verifica dell'identità del Titolare Effettivo, qualora il Titolare Effettivo debba essere individuato attraverso l’applicazione del criterio residuale, occorrerà chiarire le ragioni per le quali si è proceduto con l’applicazione di tale criterio e all’esclusione degli altri.