Oggi le caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) sono sempre più movimentate. In parte ciò è dovuto all’ormai consolidato utilizzo di tale strumento in alternativa al più dispendioso e non altrettanto tempestivo servizio offerto dai servizi postali tradizionali ma anche, soprattutto, all’intenso traffico dovuto all’introduzione della fatturazione elettronica.

È di pochi giorni fa la notizia che il Sistema di Interscambio (SdI) ha già processato ben oltre un miliardo di documenti, molti dei quali hanno visto transitare nelle caselle PEC delle imprese italiane le relative comunicazioni di invio, ricezione e conferma.

Ma cosa succede se la PEC è piena e non riceve i messaggi trasmessi? Di chi sono le responsabilità qualora, a causa di una PEC satura non siano recapitate talune comunicazioni?

Sull’argomento ha avuto già modo di esprimersi la Cassazione nella Sentenza n. 7029/2018 in cui è stato trattato il caso del mancato buon esito della comunicazione di un provvedimento giurisdizionale dovuto alla saturazione della casella di posta elettronica del destinatario.

Nel caso di specie, l’Agenzia delle Entrate aveva provveduto all’invio di una comunicazione PEC ricevendo il messaggio di avvenuta consegna. Successivamente, la ricevuta della comunicazione telematica al contribuente rilevava un errore, evidenziando che la casella era piena.

L’Agenzia, a fronte dell’impossibilità di inviare la PEC al contribuente, provvedeva alla comunicazione mediante deposito presso la cancelleria.

Successivamente il contribuente contestava le modalità con le quali era avvenuta la comunicazione ritenendola irregolare.

Secondo i giudici “le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario".

Secondo i giudici il mancato buon esito della comunicazione telematica di un provvedimento giurisdizionale, dovuto alla saturazione della capienza della casella di posta elettronica del destinatario, è un evento imputabile a quest'ultimo, in ragione dell'inadeguata gestione dello spazio per l'archiviazione e la ricezione di nuovi messaggi.

Morale

È bene organizzare la propria casella di posta elettronica in funzione della mole di operazioni che normalmente l’azienda compie, dimensionando conseguentemente lo spazio a disposizione, eventualmente concordando con i fornitori del servizio un sistema di allerta che avvisi quando ci si sta approssimando alla saturazione della casella.

Inoltre, è opportuno valutare di differenziare i flussi di comunicazione distribuendoli magari su caselle PEC dedicate (Pec-fatture, Pec-Clienti, Pec-Fornitori, ecc.).

Infine, come avviene con la cassetta della posta ordinaria, bisogna ricordarsi di controllare anche le caselle di posta PEC in maniera sistematica e tempestiva.