Con la Risposta ad Interpello n. 740 del 20 ottobre 2021, l’Agenzia delle Entrate ha confermato la possibilità di gestire le note spese dei dipendenti trasfertisti in formato totalmente digitale (creazione, controllo, contabilizzazione e conservazione).

A tal fine è richiesto che le relative procedure informatiche garantiscano il rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati previsti dall’art. 2, D.M. 17 giugno 2014, dal D.Lgs. n. 82/2005 (CAD) e dai relativi Decreti attuativi.

La procedura informatica di creazione delle note spese può essere gestita direttamente dal trasfertista, mediante accesso alla rete aziendale, o delegata a un soggetto terzo, del cui operato resti traccia nel sistema informatico.

I giustificativi di spesa (e i loro allegati), anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell'esistenza dei requisiti di inerenza, competenza e congruità che legittimano la deducibilità fiscale dei costi e l'imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti.

In relazione all’obbligo di firma della nota spese, infine, l’Agenzia delle Entrate ha evidenziato che l'apposizione della firma digitale, di altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, non è richiesta ai fini della corretta formazione del documento informatico e della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l'efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall'art. 2702, Codice Civile.