Entro il prossimo 28 febbraio 2022 deve essere effettuata la stampa dei registri contabili, dei registri IVA, del libro degli inventari e del registro beni ammortizzabili relativi al periodo d’imposta 2020. Entro la stessa data, i soggetti che adottano la conservazione sostitutiva devono provvedere all’archiviazione elettronica dei documenti contabili relativi al 2020.

Il termine di stampa dei registri contabili

Il termine per la stampa dei registri contabili tenuti con sistemi meccanografici è collegato alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo d’imposta. L’adempimento, infatti, deve essere assolto entro tre mesi dal termine di presentazione del Modello Redditi.

Di conseguenza, poiché il termine per la presentazione del Modello Redditi 2021, relativo al 2020, era fissato entro lo scorso 30 novembre 2021, i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare devono provvedere alla stampa dei registri contabili relativi all’esercizio 2020 entro il prossimo 28 febbraio 2022.

I soggetti con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare devono invece procedere alla stampa dei registri contabili entro tre mesi dalla presentazione del Modello Redditi (il quale, si ricorda, deve essere presentato entro l’ultimo giorno dell’undicesimo mese dalla chiusura dell’esercizio sociale).

Il registro beni ammortizzabili, aggiornato entro lo scorso 30 novembre 2021 con i dati del 2020, deve essere stampato entro il 28 febbraio 2022 dai soggetti che tengono il registro con l’ausilio di sistemi meccanografici.

La redazione, la stampa e la sottoscrizione del libro inventari deve essere anch'essa effettuata entro tre mesi dalla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi e, pertanto, per il 2020, il termine è sempre fissato al 28 febbraio 2022.

Attenzione, per il libro inventari non è sufficiente la redazione su supporto magnetico e la stampa a richiesta dei verificatori: è, infatti, richiesta la stampa su carta e la materiale sottoscrizione dell’imprenditore o del legale rappresentante della società.

I registri contabili

La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in sede di verifica fiscale, anche in difetto della stampa, qualora siano rispettate le seguenti condizioni:

• i dati siano aggiornati sugli appositi supporti magnetici (entro sessanta giorni dalla data di effettuazione delle operazioni ai fini delle imposte dirette ed entro il termine di effettuazione della liquidazione periodica ai fini IVA);
• il contribuente sia in grado di stampare i registri contestualmente alla richiesta ed in presenza dei verificatori;
• i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi.

Una volta trascorsi tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, è quindi necessario provvedere alla stampa dei registri contabili. Con riferimento all’esercizio 2020, i registri contabili dovranno essere dunque stampati entro il 28 febbraio 2022 (ossia, entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al 2020). Tale termine deve essere osservato anche dai soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare che abbiano presentato il Modello Redditi 2021 tardivo dopo il 30 novembre 2021.

Entro il 28 febbraio 2022, i soggetti in contabilità ordinaria devono altresì provvedere alla stampa delle schede contabili (i c.d. mastrini), ossia delle scritture ausiliarie previste dall’art. 14, comma 1, lett. c), D.P.R. n. 600/1973, al fine di rendere intellegibili le risultanze del libro giornale.

Le disposizioni civilistiche e fiscali non impongono particolari modalità di tenuta dei mastrini (ad esempio, non sono richieste le formalità della numerazione e sottoscrizione) e neppure il loro obbligo di stampa, poiché la garanzia della loro immodificabilità è assicurata dalla necessaria corrispondenza con il libro giornale.

È comunque necessario che il contribuente sia in grado di stampare le schede contabili contestualmente alla richiesta e alla presenza degli organi verificatori.

I registri IVA

La stampa dei registri IVA deve essere effettuata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del medesimo periodo d’imposta (non assume, infatti, rilievo il termine di presentazione della Dichiarazione IVA annuale). Tuttavia, il D.L. n. 148/2017 ha stabilito che i registri IVA fatture emesse e IVA acquisti possano essere stampati solo a seguito della richiesta avanzata dall'Amministrazione Finanziaria in sede di accesso, ispezione e verifica.

In particolare, la tenuta di tali registri è considerata regolare, pur in difetto della stampa e ancorché siano trascorsi tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi, qualora in sede di accesso gli stessi risultino aggiornati e siano stampati a seguito della richiesta degli organi di verifica e in loro presenza.

Il D.L. n. 119/2018 ha esteso l’applicazione di tale semplificazione anche al registro IVA corrispettivi che, pertanto, deve obbligatoriamente essere stampato solo a seguito di specifica richiesta avanzata in sede di accesso e verifica.

In seguito, il D.L. n. 148/2017 ha esteso l’applicazione della semplificazione a qualsiasi registro contabile e, pertanto, oltre ai registri IVA, riguarda anche il libro giornale, il libro degli inventari, ecc.

In relazione a tale semplificazione, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che, ai fini della regolarità dei registri, non sussiste l’obbligo di stampa fino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva specifica richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica. Entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi i registri devono essere quindi materializzati, ossia stampati in forma cartacea, oppure, qualora il contribuente intenda mantenerli in formato elettronico, essere posti in conservazione digitale ai sensi del D.M. 17 giugno 2014.

Non è dunque possibile mantenere i registri contabili memorizzati elettronicamente all’interno della procedura gestionale o predisporre gli stessi in un file in formato Pdf senza mai procedere alla relativa stampa o conservazione; entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione è necessario comunque procedere alla stampa in formato cartaceo dei registri o avvalersi della conservazione digitale. In buona sostanza, la possibilità di non stampare i registri può essere procrastinata soltanto fino al termine stabilito per la conservazione, salvo richiesta dei verificatori (in ogni caso, il contribuente sottoposto a verifica prima del 28 febbraio 2022 non può essere sanzionato se procede alla stampa delle operazioni 2020 a seguito della richiesta dei verificatori e in loro presenza).

Il registro beni ammortizzabili

Nel registro dei beni ammortizzabili devono essere indicati, singolarmente, i beni immobili e i beni mobili iscritti in pubblici registri (come, ad esempio, gli autoveicoli).

I beni materiali e immateriali diversi dai precedenti possono essere indicati distintamente o raggruppati per categorie omogenee (ad esempio, per anno di acquisizione o per coefficiente di ammortamento).

Per ciascun bene, in particolare, occorre indicare i dati evidenziati dalla seguente tabella:

Anno di acquisizione, ossia il periodo d’imposta in cui il bene è stato acquistato e/o è iniziato il suo processo di ammortamento

Costo originario, ossia il costo di acquisizione del bene, incrementato degli eventuali oneri accessori di diretta imputazione

Eventuali rivalutazioni e svalutazioni, ossia le rivalutazioni del costo storico per conguaglio monetario o del valore originario per ristrutturazione, revisione, miglioramento tecnologico o manutenzione straordinaria del cespite

Ammontare del fondo di ammortamento, ossia l’importo totale accantonato al fondo al termine dell’esercizio precedente

Coefficiente di ammortamento effettivamente praticato (in base al D.M. 31 dicembre 1988)

Quota annuale di ammortamento, ossia il costo originario del bene moltiplicato per il suo coefficiente di ammortamento

Eliminazione dal processo produttivo, qualora il bene sia stato eliminato dal processo produttivo prima di essere completamente ammortizzato

 

Nel registro devono poi essere indicati, separatamente, anche i costi di manutenzione, riparazione, ammodernamento e trasformazione, non imputati a incremento del costo dei beni cui si riferiscono e non deducibili interamente nell’esercizio (ossia, le spese eccedenti il 5% del valore dei beni strumentali risultante all’inizio dell’esercizio).

È opportuno indicare nel registro anche le maggiori quote di ammortamento fiscale determinate dall’acquisto, nel periodo 1° gennaio - 31 dicembre 2020, dei beni strumentali ricompresi nella disciplina del c.d. bonus investimenti (o del previgente maxi o iper ammortamento).

Le disposizioni civilistiche impongono che il registro sia tenuto senza spazi in bianco; tuttavia, tale prescrizione è di complessa applicazione giacché, per ciascun bene o categoria di beni, può essere necessario lasciare alcuni fogli in bianco per il successivo sviluppo dell’ammortamento.

Con la C.M. n. 7/1496/1977, l’Amministrazione Finanziaria ha risolto tale problematica, chiarendo che le eventuali pagine in bianco devono essere espressamente intitolate al bene o alla categoria di beni cui sono riservate, con esplicita indicazione che trattasi di continuazione dello sviluppo dell’ammortamento del bene/categoria di beni e con richiamo alla pagina in cui è stato inizialmente iscritto il bene o la categoria di beni.

Il termine per la compilazione del libro cespiti coincide con quello di presentazione della dichiarazione dei redditi. Pertanto, i dati dell’esercizio 2020 dovevano essere annotati nei sistemi meccanografici entro lo scorso 30 novembre 2021.

La stampa del registro, invece, può essere eseguita entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Pertanto, con riferimento all’esercizio 2020:

• i soggetti che tengono il registro con sistemi meccanografici dovevano provvedere all’aggiornamento del registro entro lo scorso 30 novembre 2021, per poi provvedere alla stampa entro il 28 febbraio 2022;
• i soggetti che tengono il registro in formato cartaceo, erano tenuti a riportare nel registro i dati relativi al 2020 entro lo scorso 30 novembre 2021.

Si ricorda che il registro beni ammortizzabili non è soggetto a bollatura (permane, tuttavia, l’obbligo di numerazione progressiva delle pagine). Il registro deve essere conservato per i dieci anni successivi alla data dell’ultima registrazione annotata (tale termine può essere prorogato in caso di accertamenti iniziati prima della scadenza decennale).

Da ultimo, si ricorda che le annotazioni da eseguire nel registro beni ammortizzabili possono essere effettuate:

• nel libro inventari, dai soggetti in contabilità ordinaria;
• nel registro IVA acquisti, dai soggetti in contabilità semplificata.

Il libro degli inventari

La disciplina civilistica e quella fiscale impongono agli imprenditori commerciali la tenuta del libro inventari.

Il libro inventari deve essere redatto, per la prima volta, all'atto della costituzione dell’impresa e, successivamente, al termine di ciascun periodo amministrativo, con trascrizione del bilancio dell’esercizio e, per le società di capitali, della Nota integrativa e del Rendiconto finanziario.

Nell’inventario devono essere indicate le attività e le passività dell’impresa, quelle estranee alla stessa, la consistenza dei beni raggruppati per categorie omogenee, per natura e per valore, nonché il valore attribuito a ciascun gruppo (con indicazione degli elementi che lo costituiscono).

I crediti e i debiti suddivisi per nominativo (clienti, fornitori, fatture da ricevere/emettere, dipendenti, crediti/debiti diversi, ecc.)

Gli immobili, gli impianti, i macchinari e gli altri beni mobili, evidenziando il costo storico, il fondo ammortamento e il valore netto da ammortizzare

Le caratteristiche e i costi dei brevetti e dei diritti (con riferimento ai relativi contratti di acquisizione)

L’avviamento e gli estremi dell’atto di acquisizione dell’azienda

Le rimanenze di beni raggruppate per categorie omogenee per natura e valore, nonché il valore attribuito a ciascun gruppo, gli elementi che lo costituiscono e, nel caso di più unità locali, la loro ubicazione

L'entità e il valore delle partecipazioni, delle obbligazioni e degli altri valori mobiliari, articolati per categorie omogenee, evidenziando classe di titoli, emittente, numero, valore nominale e contabile

La composizione del capitale sociale, delle riserve e dei fondi, evidenziando il valore iniziale, gli incrementi e/o decrementi di periodo e il valore finale

I criteri adottati per la valutazione delle rimanenze (in mancanza di tale indicazione la contabilità può essere ritenuta inattendibile, con conseguente applicazione dell'accertamento)

 

È possibile non trascrivere tutte queste informazioni nel libro, riportando solo dati riassuntivi, a condizione che siano tenute a disposizione dei verificatori le distinte utilizzate per la compilazione dell’inventario.

Solitamente buona parte di queste informazioni sono già comprese nel bilancio e non è dunque necessario integrarle; possono comunque sempre essere allegate (anche se non trascritte integralmente) le distinte analitiche che sono servite per la redazione dell’inventario, così come possono essere effettuate annotazioni di ulteriori dati sul libro, anche manualmente, ad integrazione delle stampe meccanografiche.

Le società di capitali, oltre al bilancio con il conto profitti e perdite, devono riportare nell’inventario anche la Nota integrativa e il Rendiconto finanziario. Le microimprese, invece, devono riportare il bilancio, costituito da stato patrimoniale e conto economico.

Una volta stampato, l’inventario deve essere datato e materialmente firmato dal titolare (impresa individuale) o dal legale rappresentante (società). In mancanza della sottoscrizione la contabilità può essere ritenuta inattendibile, con conseguente applicazione dell’accertamento induttivo.

Il libro inventari deve essere tenuto secondo le norme di un’ordinata contabilità, ossia senza spazi in bianco, interlinee, trasporti a margine e abrasioni; se è necessaria qualche cancellazione (peraltro sempre possibile in caso di errore), ciò che viene cancellato deve essere sempre leggibile.

Il registro deve essere conservato:

• ai fini civilistici, per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione;
• ai fini fiscali, sino alla definizione degli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.

In ogni caso, le registrazioni su supporto meccanografico o elettronico comportano la necessità di conservare i relativi supporti fino a quando non siano stati stampati i dati in essi contenuti.

La numerazione dei registri

I libri contabili e i registri devono essere numerati progressivamente (a cura del contribuente) all’atto del loro utilizzo (stampa) e per ciascun anno, con indicazione dell’anno di riferimento su ciascuna pagina (ad esempio, 2022/0001, 2022/0002, 2022/0003, 2022/0004, 2022/0005, 2022/0006 e così via).

L’anno da indicare è quello cui si riferisce la contabilità, non quello nel corso del quale è eseguita la stampa delle pagine.

Per i contribuenti con esercizio non coincidente con l’anno solare, deve essere indicato il primo dei due anni di contabilità (ad esempio, una Srl con esercizio 1° aprile 2020 - 31 marzo 2021, deve eseguire un’unica numerazione per i nove mesi del 2020 e per i tre mesi del 2021, indicando, accanto al numero di pagina, l’anno 2020). Per i registri IVA, invece, la numerazione deve essere eseguita con esclusivo riferimento all’anno solare.

Da ultimo si ricorda che per i libri sociali (libro soci, libro delle obbligazioni, verbali assemblee, ecc.) è ancora richiesta la numerazione e bollatura iniziale presso il Registro delle Imprese o presso un notaio.

Assolvimento dell’imposta di bollo

Per ogni 100 pagine o frazione di esse del libro giornale e del libro inventari occorre assolvere l’imposta di bollo, mediante una delle seguenti modalità, tra loro alternative:

• applicazione del contrassegno telematico sulla prima pagina numerata o sulla prima pagina numerata di ciascun blocco di 100, oppure sull’ultima pagina di ciascun blocco di 100;
• versamento a mezzo Modello F23 (codice tributo “458T”) e annotazione degli estremi della relativa ricevuta di pagamento.

Siccome l’imposta di bollo deve essere assolta in via preventiva, prima che il libro sia posto in uso, l’acquisto dei contrassegni telematici deve avvenire entro il termine in cui è compiuta la stampa su carta (per il 2020, dunque, entro il 28 febbraio 2022).

L’imposta di bollo, in particolare, è fissata nella misura di:

• 32 euro ogni 100 pagine o frazione di esse, per le imprese individuali, le società di persone e le cooperative;
• 16 euro ogni 100 pagine o frazione di esse, per le società di capitali.

L’imposta di bollo deve essere corrisposta ogni 100 pagine, indipendentemente dall’anno cui si riferisce la numerazione progressiva.

Conservazione sostitutiva delle scritture contabili

I soggetti che adottano la conservazione sostitutiva delle scritture contabili, ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 e secondo le regole tecniche di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013, non sono tenuti alla stampa delle stesse sui registri.

Tale modalità di conservazione, si ricorda, è applicabile, tra l’altro, alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, a ogni documento rilevante ai fini tributari (ad esempio, il libro giornale, i registri IVA, i mastrini, il registro beni ammortizzabili e le scritture ausiliarie di magazzino).

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, ossia l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, deve necessariamente concludersi entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento. Pertanto, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, la conservazione sostitutiva dei documenti relativi al 2020 deve essere effettuata entro il termine del 28 febbraio 2022.

In caso di accesso, ispezione o verifica, i documenti (informatici e analogici) conservati su supporto informatico devono essere resi leggibili e, a richiesta dell’Amministrazione Finanziaria, messi a disposizione su carta o su supporto informatico (presso la sede del contribuente o nel luogo di conservazione delle scritture contabili).

Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo

Le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici (libro giornale e libro inventari) sono diverse rispetto a quelle previste per i registri cartacei. Infatti, ferma restando la misura dell’imposta (16 euro o 32 euro), la base di riferimento non è costituita dal numero delle pagine del registro, ma dal numero delle registrazioni.

L’imposta di bollo, in particolare, è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse e deve essere versata, in un’unica soluzione, entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio, ossia, nella generalità dei casi, entro il 30 aprile dell’anno successivo (29 aprile in caso di anno bisestile). L’imposta di bollo relativa ai registri contabili 2021 deve essere versata entro il prossimo 2 maggio 2022 (il 30 aprile cade di sabato).

Il versamento dell’imposta deve essere eseguito a mezzo Modello F24, indicando il codice tributo “2501” e, quale anno di riferimento, il 2021 (ossia, l’anno per il quale è eseguito il pagamento).

In caso di ricorso al ravvedimento operoso, nel Modello F24 deve essere esposto il codice tributo “2502” per le sanzioni e il codice tributo “2503” per gli interessi.