Con la Risposta ad Interpello n. 247 del 6 maggio 2022, l’Agenzia delle Entrate ha reso interessanti chiarimenti circa le procedure da osservare in caso di malfunzionamento delle casse e dei server che raccolgono i dati dei registratori telematici.

Secondo l’Agenzia delle Entrate, in particolare, la corretta tenuta del registro di emergenza rende non obbligatoria la trasmissione (o ritrasmissione) dei dati dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate nel periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza messa a disposizione dall'Amministrazione Finanziaria, ovvero la certificazione dei corrispettivi con strumenti alternativi (come le fatture). La trasmissione può essere comunque effettuata su base volontaria mediante la procedura di emergenza.

I chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

Nella Risposta ad Interpello n. 247 del 6 maggio 2022, l’Agenzia delle Entrate ha esaminato il caso di una società che opera con svariati punti vendita nel settore della grande distribuzione commerciale, assolvendo l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati delle operazioni giornaliere mediante l’utilizzo di server RT installati nei propri punti vendita.

I server RT, posti in ciascun punto vendita, raccolgono i dati dei corrispettivi elaborati da ciascun singolo punto cassa e, al termine della giornata, procedono alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica del file Xml dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate.

La società si è quindi rivolta all’Agenzia delle Entrate per comprendere le corrette procedure da osservare qualora l'operatività dei server RT sia impedita da malfunzionamenti, guasti tecnici o rotture dovute, ad esempio, a calamità naturali quali allagamenti dei punti vendita, terremoti o altre forme di rottura o di discontinuità energetica o informatica propria delle componenti hardware e software del server RT, che impediscono la memorizzazione e la trasmissione dei dati delle operazioni giornaliere.

Sul punto l’Agenzia delle Entrate ha innanzitutto ricordato che il punto 5 del proprio Provvedimento 28 ottobre 2016, prot. n. 182017, prevede espressamente che, in caso di mancato o irregolare funzionamento, per qualsiasi motivo, del registratore telematico, l'esercente sia tenuto a richiedere tempestivamente l'intervento di un tecnico abilitato, nonché ad annotare i dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su un apposito registro, da tenere anche in modalità informatica.

Le specifiche tecniche allegate al Provvedimento 28 ottobre 2016, prot. n. 182017, indicano le casistiche di guasto, dismissione, furto e cessione a qualsiasi titolo del registratore telematico che impongono la tenuta del registro di emergenza, al fine di far fronte al mancato o irregolare funzionamento dell'apparecchio nel rispetto degli obblighi di certificazione.

Secondo l’Agenzia delle Entrate tali regole devono essere osservate anche in caso di malfunzionamento delle casse e dei server RT che raccolgono i dati elaborati dai singoli registratori telematici.

In tale ipotesi, fermo restando che non ricorre l’obbligo di adottare il registro di emergenza qualora le operazioni siano documentate con mezzi diversi dalla memorizzazione e dall’invio telematico dei corrispettivi (come, ad esempio, da fatture), la tempestiva richiesta di intervento di un tecnico abilitato per la riparazione dei guasti ed il corretto versamento dell’imposta consentono di utilizzare la memoria del singolo punto cassa in alternativa al registro di emergenza.

In ogni caso, l'esercente può comunque procedere alla trasmissione telematica dei dati memorizzati nei singoli punti cassa, utilizzando la procedura di cui al punto 2.8.2 delle specifiche tecniche allegate al Provvedimento 28 ottobre 2016, prot. n. 182017.

In particolare, a fronte del malfunzionamento del registratore telematico o del server RT, occorre porre l’apparato nello stato di “Fuori Servizio” (rendendolo così non in grado di memorizzare e trasmettere i dati delle operazioni), al fine di segnalare il problema all'Amministrazione Finanziaria e giustificare le eventuali mancate o tardive memorizzazioni e trasmissioni, totali o parziali, dei dati dei corrispettivi.

In seguito è necessario richiedere tempestivamente l’intervento di un tecnico specializzato per poi annotare i dati dei corrispettivi nel registro di emergenza.

La corretta tenuta del registro di emergenza rende non obbligatoria la trasmissione, o ritrasmissione, dei dati dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate nel periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza messa a disposizione dall'Amministrazione Finanziaria, ovvero la certificazione dei corrispettivi con strumenti alternativi (come le fatture). La trasmissione dei dati delle operazioni può comunque avvenire su base volontaria, avvalendosi della procedura di emergenza.

In caso di utilizzo di server RT, inoltre, la memoria dei singoli punti cassa può essere utilizzata in alternativa al registro di emergenza.

L’osservanza di tale procedura e la corretta liquidazione della relativa IVA determina, fatto salvo l’accertamento di specifiche ulteriori violazioni, la disapplicazione delle sanzioni.

Qualora, invece, pur a fronte della corretta liquidazione dell'imposta e dell'utilizzo del registro di emergenza, il registratore telematico o il server RT non sia posto nello stato di "Fuori Servizio" e proceda quindi alla memorizzazione e all’invio di dati incompleti o, comunque, non veritieri (escludendo che possano ritenersi tali quelli frutto di arrotondamento legislativamente consentito o di corretto invio o reinvio entro i dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione), trova applicazione la sanzione di cui all’art. 11, comma 2-quinquies, D.Lgs. n. 471/1997, pari a 100 euro per ciascuna trasmissione telematica.