Il prossimo 31 luglio scadono le norme emergenziali in tema di assemblee societarie adottate durante il periodo pandemico. Di conseguenza, le società, comprese le Srl agricole, dovranno considerare il ritorno alla disciplina previgente al D.L. n. 18 del 17 marzo 2020.

Tale disciplina, infatti, ha legittimato (art. 106, D.L. n. 18/2020) particolari modalità di svolgimento delle assemblee che consentissero di limitare al minimo i contatti interpersonali tra i soggetti coinvolti, garantendo, al contempo, la continuazione degli adempimenti statutari richiesti per la prosecuzione dell’attività sociale.

A partire da marzo 2020 e fino al 31 luglio 2022, sinteticamente, è consentito:

• lo svolgimento delle riunioni mediante strumenti di telecomunicazione anche per gli organi di quelle società che non prevedono nel loro statuto la modalità audio-video della conferenza;
• realizzare validamente riunioni delle assemblee dei soci e degli organi societari con tutti i partecipanti collegati in conferenza audio-video, senza prevedere un luogo fisico ove poter accedere di persona (la c.d. full audio-video conference);
• imporre agli aventi diritto di partecipare alle riunioni societarie solo mediante strumenti di telecomunicazione;
• imporre ai soci delle società quotate di rilasciare la delega di voto al cosiddetto rappresentante designato e, quindi, vietare la partecipazione personale dei soci all’assemblea.

Tuttavia, anche una volta terminato il periodo emergenziale, alcune semplificazioni amministrative, adottate in vigenza di tale periodo, potranno continuare ad essere utilizzate dagli operatori anche se non codificate in apposite clausole dello Statuto.

A ben vedere, già nel “lontano” 2017, era presente una Massima (H.B.39), elaborata dai Notai del Triveneto, secondo la quale l’assemblea dei soci potesse regolarmente svolgersi attraverso l’utilizzo di sistemi di conferenza audio-video, anche qualora lo Statuto non lo contemplasse.

È vero che la previsione dell’art. 2370, comma 4, Codice Civile, stabilisce che: “lo statuto può consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l'espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica”, tuttavia tale previsione, seppure “potenzialmente collocabile” all’interno dello Statuto, non significa che nel caso non lo fosse al socio risulterebbero precluse le opportunità di partecipare fattivamente ai lavori assembleari qualora adottasse metodi di comunicazione rispettosi del principio di collegialità.

Pertanto, l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione che consentano di realizzare la presenza virtuale del socio, non potrà essere disconosciuto quale strumento di partecipazione all’assemblea anche se, terminato il periodo emergenziale, non sarà previsto dallo Statuto della Società.

A maggior ragione nel caso lo Statuto della società preveda lo svolgimento delle riunioni degli organi assembleari mediante l’utilizzo di strumenti di telecomunicazione, tutti i soci saranno legittimati ad adottare tale modalità di partecipazione. Inoltre, risulterà ammissibile, previo consenso unanime espresso “in vista” o nel corso della riunione, agire in deroga allo statuto, senza doverlo formalmente modificare, a partire dalla riunione in corso (Massima H.B.39).

Assemblea totalitaria

L’assemblea totalitaria potrà continuare a svolgersi tramite i sistemi di collegamento audio-video, inoltre, anche in assenza di un avviso di convocazione, se tutti gli aventi diritto si collegano utilizzando gli strumenti online, di fatto certificano che sono d’accordo nel volere utilizzare tale metodologia di svolgimento della riunione.

In tale caso, tuttavia, il notaio che partecipa alla riunione, anche qualora adotti sistemi di comunicazione audio visivi, dovrà collegarsi da un luogo che territorialmente risulti posto all’interno del perimetro in cui è legittimato ad operare.

Convocazione con esclusività di sistemi audiovisivi

Avere inserito nello Statuto, prima o durante il periodo pandemico, clausole legate all’utilizzo di sistemi di comunicazione audiovisivi, risulterà alquanto strategico. Infatti, ad esempio, in assenza di una specifica norma statutaria, non risulterebbe legittima la convocazione di un’assemblea che preveda la possibilità di partecipazione esclusiva mediante sistemi di conferenza audio-video.

Tuttavia, laddove lo statuto societario consenta genericamente interventi realizzati con tali sistemi di comunicazione, in base ad una Massima del Consiglio notarile di Milano (n. 200), risulterà legittimo effettuare un avviso di convocazione dell’assemblea (senza indicare un luogo fisico di svolgimento) che imponga ai soci la partecipazione esclusiva mediante l’utilizzo degli strumenti di conferenza audio-video.