Nel corso dell’iter di conversione in legge del D.L. n. 73/2022, c.d. Decreto Semplificazioni, è stato approvato un emendamento che determina, di fatto, il superamento della posizione restrittiva assunta dall’Agenzia delle Entrate circa l’obbligo di stampa e di conservazione elettronica annuale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici.

La regolarità dei registri contabili è dunque ora riconosciuta non solo in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, ma anche di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005 (c.d. Codice dell’Amministrazione Digitale).

Evoluzione normativa

Come noto, l’art. 12-octies, D.L. n. 34/2019, c.d. Decreto Crescita, è intervenuto sull’art. 7, comma 4-quater, D.L. n. 357/1994, consentendo di derogare all’obbligo di stampa dei registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica (così come già previsto per i registri IVA).

La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualunque supporto è dunque considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge se, in sede di accesso, ispezione o verifica i registri risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi verificatori e in loro presenza.

Tale disposizione opera in deroga al precedente comma 4-ter del medesimo art. 7, D.L. n. 357/1994, che impone, invece, la stampa dei registri meccanografici entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

La finalità di semplificazione recata della norma non è stata tuttavia recepita dall’Agenzia delle Entrate che, con svariati documenti di prassi, ha evidenziato che tale intervento normativo non ha modificato le disposizioni in materia di conservazione, e che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità.

Secondo l’Agenzia delle Entrate, in particolare, ai fini della loro regolarità, i registri tenuti in formato elettronico non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica. Entro tale termine, tuttavia, ricorre comunque l’obbligo di conservazione sostitutiva ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 o, in alternativa, di stampa su carta.

L’emendamento approvato nel corso dell’iter di conversione in legge del Decreto Semplificazioni determina, di fatto, l’abrogazione dell’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici. Ai fini della loro regolarità è infatti sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili sui supporti informatici, per procedere alla loro stampa soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione Finanziaria in sede di controllo.

Pertanto, non solo la tenuta di qualsiasi registro contabile in formato elettronico, ma anche la loro conservazione sarà in ogni caso considerata regolare se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risulteranno aggiornati sui sistemi elettronici ed esibiti agli organi verificatori.

La regolarità della tenuta dei registri contabili, pertanto, sussiste anche in difetto di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Tale semplificazione non deve però fare abbassare la guardia su alcuni aspetti tecnici che potrebbero impedire la stampa dei registri su richiesta dell’Amministrazione. Ad esempio, l’aggiornamento delle procedure informatiche potrebbe, nel corso degli anni, modificare l’esposizione grafica nelle stampe dei dati relativi ad annualità pregresse (aggiornamenti software gestionale o dei sistemi operativi, migrazione su nuovi sistemi contabili, ecc.). Non bisogna inoltre dimenticare il rischio di perdita dei dati informatici o danneggiamento degli stessi.

Le imprese devono quindi adottare gli opportuni sistemi e le procedure che consentano di preservare, nel tempo, l’integrità dei dati e la loro consultazione.