Giungono i primi chiarimenti dell’Amministrazione Finanziaria sulla fatturazione elettronica per i fornitori della Pubblica Amministrazione.
La circolare 18/E delle Entrate, pubblicata nella giornata di ieri, ha fatto luce sui principali dubbi e questioni sollevati da più parti.

Dalla circolare si evince che, la fattura elettronica, per essere considerata tale, deve essere emessa e ricevuta in formato elettronico.

Il documento di prassi puntualizza sul fatto che la distinzione tra fatture elettroniche e cartacee non risiede nel formato originario utilizzato per la sua creazione, ma nel formato elettronico al momento della sua trasmissione, messa a disposizione, ricezione ed accettazione del destinatario.

La trasmissione con mezzi elettronici è discriminante per considerare elettronica una fattura o meno.

 A tal proposito l’Agenzia non riconosce la natura elettronica alla fattura creata con strumenti telematici tramite software di contabilità, e successivamente inviate in formato cartaceo.

Viceversa, vengono considerate elettroniche le fatture create in formato cartaceo ma successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite strumenti elettronici.

Dal momento dell’invio, al termine del periodo di conservazione, sia il destinatario che l’emittente devono garantire:

• l’autenticità dell’origine, che consiste nel fornire certezza sull’identità del fornitore e dell’emittente;
• integrità, per la quale si presuppone la non alterazione dei dati fiscali obbligatori ex art. 21 D.P.R. 633/72. A tal proposito l’Agenzia ha chiarito come la garanzia riguarda solo l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, mentre non è vincolante il formato della fattura;
• leggibilità, che si traduce nella possibilità di rendere leggibile e comprensibile il contenuto della fattura. In merito, la circolare chiarisce che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione e  verifica. Pertanto l’emittente è tenuto a dotarsi solamente della strumentazione idonea a rendere leggibile la fattura.

Il rispetto dei primi due vincoli, può  essere assicurato non solo attraverso apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dall’emittente ovvero tramite sistemi di trasmissione elettronica dei dati, ma anche tramite l’utilizzo di sistemi di controllo di gestione che assicurano un collegamento tra la fattura e la cessione/prestazione collegata.

Per quanto concerne l’apposizione della firma, l’Agenzia fornisce chiarimenti fondamentali per quanto riguarda il soggetto tenuto all’apposizione nel caso in cui la fattura venga emessa da un terzo o cliente per conto del fornitore.

Per risolvere questo dubbio, nella circolare viene fatta una distinzione a seconda che il cedente invii un documento finale già redatto oppure una semplice comunicazione contenente i dati da aggregare al fine di predisporre la fattura.

Nella prima ipotesi, l’emittente risulta essere sempre il cedente e, pertanto, la firma elettronica dovrà essere obbligatoriamente la sua.

Nella seconda ipotesi l’emittente si riconosce nella figura del cliente o del soggetto terzo, e pertanto dovrà essere apposta la firma di quest’ultimo.