La scheda carburante è il documento che certifica gli acquisti di carburante effettuati dai soggetti passivi Iva nell’esercizio di impresa, arte o professione, presso gli impianti stradali di rifornimento.

Con l’annotazione in contabilità di questo documento, è possibile procedere con la deduzione del costo ai fini delle imposte dirette e di usufruire della detrazione ai fini dell’Iva. Per tale ragione, nel momento in cui viene utilizzato questo documento, è vietata l’emissione della fattura di vendita da parte dell’esercente della stazione di servizio, essendo, in questo caso, la scheda carburante un documento sostitutivo della fattura.

La scheda carburante, per essere considerata valida, deve essere redatta con cadenza mensile o trimestrale, per ciascun veicolo utilizzato, e deve contenere i seguenti dati:

• estremi di identificazione del veicolo (casa costruttrice, modello, numero di targa o telaio);
• estremi di identificazione del soggetto Iva che acquista il carburante;
• numero dei chilometri rilevabile, alla fine del mese o del trimestre, dall’apposito dispositivo contachilometri esistente nel veicolo (indicazione non necessaria per i professionisti);
• data del rifornimento;
• ammontare del corrispettivo totale corrisposto dal cliente (al lordo dell’Iva) per ogni singolo rifornimento;
• estremi identificativi e l’ubicazione dell’impianto di distribuzione (anche mediante timbro);
• firma di convalida della regolarità dell’operazione di acquisto da parte del gestore.

Di seguito riportiamo un esempio pratico di contabilizzazione della scheda carburante.

Supponiamo che l’azienda provveda a compilare le schede carburante dei propri veicoli, per un valore complessivo di 4.000 Euro a trimestre, e che il pagamento di ogni singolo rifornimento è avvenuto a mezzo contanti. In primo luogo, è necessario contabilizzare il credito per i pagamenti effettuati dall’azienda per il singolo rifornimento, utilizzando il conto di cassa come contropartita.

  

Anticipi V/Fornitori (sp)	150,00
Cassa (sp)		150,00

 

Il conto “Anticipi V/ fornitori” viene movimentato ogni volta che viene effettuato il rifornimento, cosicché alla fine del trimestre si avrà un saldo pari all’importo della carta carburante (4.000 Euro nel nostro esempio).

Successivamente occorrerà rilevare in contabilità la scheda carburante, scorporando l’Iva e contabilizzarne la parte detraibile (100% o 40% a seconda del caso in cui sia un automezzo o meno). In primo luogo occorre scomputare dall’importo totale della scheda carburante l’importo imponibile (3.278,69 €) e dell’Iva, al 22% (721,31 €). Se il rifornimento è riferibile ad un autovettura o analoghi, l’imposta è detraibile nella misura del 40% (288,52 €) e la parte corrispondente al 60% (432,79 €), risultante indetraibile, andrà contabilizzata ad incremento del costo di acquisto del carburante. La registrazione risulterà la seguente:

 

Carburanti Auto Aziendali	3.711,48
Iva detraibile al 40%		288,52
Scheda Carburante		4.000,00

 

Infine, occorrerà stornare le anticipazioni corrispondenti ai pagamenti eseguiti:

 

Scheda Carburante	4.000,00
Anticipi V/ Fornitori		4.000,00

 

In sostituzione alla scheda carburante, si possono effettuare acquisti di carburanti qualora siano regolarizzati esclusivamente mediante strumenti di pagamento elettronici (carte di debito, di credito, o prepagate). In questo caso, infatti, sarà possibile documentare la spesa con l’estratto del conto corrente sul quale è stata addebitato il rifornimento.  Non occorrerà, pertanto, inserire i dati e la firma dell’esercente, l’indicazione della targa o telaio del veicolo, l’indicazione del dato risultante dal contachilometri.

Le due fattispecie sopra indicate, devono intendersi alternative e pertanto ogni soggetto dovrà decidere quale metodo utilizzare. Nel caso in cui un soggetto utilizzi promiscuamente altri metodi di pagamento non sopraindicati (contanti, etc), l’Agenzia ha precisato che deve essere utilizzata la carta carburante per la certificazione di tutti gli acquisti di carburante effettuati nell’esercizio.

Per l’utilizzo dei metodi elettronici, l’Agenzia ha stabilito che il mezzo di pagamento deve essere intestato al soggetto che esercita l’attività economica, l’arte o la professione e che dall’estratto conto risultino tutti i dati necessari al fine dell’individuazione dell’acquisto,come, per esempio, la data di rifornimento, la denominazione dell’esercente, l’ammontare del corrispettivo. In mancanza di questi dati, l’Iva risulterà indetraibile.