Dal 1° aprile 2016, Poste Italiane ha comunicato la cessazione del servizio “data certa”. Non sarà più possibile, quindi, recarsi presso gli uffici postali per fare apporre il timbro che accerti la data di formazione di un documento. 

Come noto, tale procedura risulta particolarmente importante per quanto concerne le scritture private che non vengano autenticate dal notaio né registrate. Per tali documenti, infatti, risulta estremamente semplice alterare il dato temporale, retrodatando la scrittura, con evidenti effetti distorsivi rispetto alla realtà.

Proprio per questi motivi, l’attività di autenticazione della data da parte di un pubblico ufficiale, in qualunque forma essa sia svolta, risulta un passaggio estremamente importante ai fini di opponibilità ai terzi, in quanto garantisce che un documento è stato formato indiscutibilmente prima di un certo momento.

Questa attività, fino a pochi giorni fa, veniva svolta anche dalle Poste, che fornivano un servizio rapido, efficiente ed immediato, tramite l’apposizione del timbro direttamente sul documento. Come predetto, però, tale servizio è stato interrotto.

Ci si interroga quindi, in particolare tra gli operatori, quali possano essere i sistemi più efficaci per attribuire data certa ad una scrittura privata.

Utilizzando i sistemi informatici, è possibile farlo inviando il documento da “datacertare” tramite PEC, la posta elettronica certificata, la quale attesta in maniera inoppugnabile la data di invio. Oppure si possono utilizzare apposite marche temporali, strumenti in grado di accertare legalmente data e ora di formazione dei documenti informatici.

Altrimenti, l’unico sistema per certificare la data resta quello della spedizione a se stesso del documento, che il soggetto può inviarsi come una comune raccomandata.

Preme sottolineare che la timbratura postale deve essere fatta sul documento stesso a cui va attribuita data certa: essa non ha valore se il timbro viene apposto su un foglio diverso come, ad esempio, la busta nel caso in cui la scrittura venisse imbustata. Il foglio timbrato, quindi, deve formare un corpo unico con il resto del documento di cui occorre provare il momento di formazione.

In tal senso si è espressa recentemente anche la Corte di Cassazione,  con l’ordinanza n. 6512 depositata il 4 aprile 2016. Nella pronuncia si legge che “in tema di data della scrittura privata nei confronti dei terzi, se la scrittura privata non autenticata forma un unico corpo con il foglio sul quale è stato impresso il timbro, la data risultante da quest’ultimo deve ritenersi come data certa della scrittura, ai fini della computabilità di fronte ai terzi, perché la timbratura eseguita in un pubblico ufficio deve considerarsi equivalente ad un’attestazione autentica che il documento è stato inviato nel medesimo giorno in cui essa è stata eseguita”.