Negli ultimi tempi, il settore dell’agriturismo ha conosciuto un significativo sviluppo e tali attività presentano sempre maggiori punti di contatto con l’ordinaria attività ricettiva svolta da alberghi e bed and breakfast.

Un tema spesso sottovalutato è quello che riguarda la gestione dei documenti relativi alla rilevazione degli alloggiati e dell’archiviazione delle copie di tali documenti, sia per quanto riguarda i profili relativi alla pubblica sicurezza che dal punto di vista di eventuali controlli fiscali.

Con riferimento a quest’ultimo punto, occorre premettere che non esistono obblighi specifici previsti dalla legge, ma che è caldamente consigliabile una gestione precisa dei documenti, in quanto la corretta archiviazione consentirà poi di identificare facilmente la corrispondenza con i dati contabili/fiscali.

In linea generale, infatti, in caso di controlli da parte dell’Agenzia (o della Guardia di Finanza), i verificatori valuteranno:

• la corrispondenza tra le ricevute emesse e le registrazioni tenute in conformità alle previsioni del TULPS;
• la coerenza del numero di ricevute emesse con quello dei posti letto (o unità abitative) disponibili;
• la coincidenza tra il prezzo pagato e le tariffe praticate nel corso della stagione e dello specifico periodo di riferimento.

Ulteriori valutazioni di coerenza, poi, potranno essere fatte anche nel caso di somministrazione di pasti, alimenti e bevande.

La corretta gestione dei documenti, quindi, dovrà permettere di ricostruire in maniera chiara la corrispondenza tra gli utenti ospitati all’interno dell’agriturismo e i ricavi risultanti dalle scritture contabili.

Va poi ricordato che tutti i gestori di strutture ricettive hanno l’obbligo di comunicare telematicamente le generalità dei propri ospiti alla Questura. Tali dati devono essere trasmessi entro le ventiquattro ore successive all’arrivo dei clienti. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore, l’invio deve essere contestuale alla registrazione.

Tale disciplina, prevista dall’art. 109 del TULPS (Regio Decreto n. 773/1931), deve essere tassativamente osservata da parte dei titolari di qualsiasi struttura ricettiva, agriturismi compresi.

Il mancato rispetto del predetto obbligo di registrazione e comunicazione comporta la denuncia alla Procura della Repubblica e l’applicazione di sanzioni come l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a euro 206. Inoltre, come sanzione accessoria potrebbe essere anche revocata temporaneamente al titolare l’autorizzazione allo svolgimento dell’attività ricettiva.

Le Questure hanno attivato un portale online per la gestione informatizzata dei dati delle persone alloggiate negli esercizi ricettivi, assicurando un importante servizio, gratuito, che garantisce, da un lato, a colui che offre alloggio, di adempiere al proprio obbligo in maniera più veloce e precisa con l'invio automatico delle schedine in tempo reale senza doversi recare personalmente presso gli uffici preposti di P.S. come avveniva in passato; dall'altro lato, permette agli operatori di Polizia un controllo tempestivo delle persone pericolose o che debbano essere contattate. Inoltre, si evita che informazioni personali riservate circolino su carta, assicurando una maggiore tutela della riservatezza delle persone.

Infine si sottolinea che tutti i gestori di attività ricettive hanno l’obbligo di fornire i propri servizi di alloggio esclusivamente a persone munite di un documento di identità valido, minori compresi.

Per eventuali deroghe o casistiche particolari occorre richiedere informazioni presso la Questura di competenza.