Dal 1° luglio, chi vende carburanti all’ingrosso e i subappaltatori nel contesto di opere pubbliche sono obbligati ad emettere fattura elettronica. Sempre da tale data, poi, qualunque fornitore può scegliere liberamente di emettere documenti di fatturazione in formato digitalizzato.

Una volta ricevuti tali documenti, la disciplina normativa impone di conservarli correttamente: tre sono le possibili modalità utilizzabili dai contribuenti senza contravvenire alla legge.

Conservazione elettronica

La prima possibilità che i contribuenti possono utilizzare per la corretta gestione delle fatture elettroniche ricevute consiste nell’utilizzare i sistemi di conservazione elettronica delle fatture ricevute dal Sistema di interscambio (Sdi).

Tra questi va segnalato il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, a cui è possibile accedere dall’area riservata del sito dell’Agenzia, dopo aver firmato l’apposita delega, che deve essere trasmessa agli uffici manualmente o per via telematica.

Conservazione dei documenti informatici

La circolare n. 13 del 2 luglio 2018 individua una seconda modalità di conservazione possibile, in base alla quale i vari soggetti passivi IVA potranno conservare le copie informatiche delle fatture elettroniche ricevute, purché salvate in uno dei formati elettronici previsti dal Dpcm 3 dicembre 2013.

Infatti, sono considerate idonee alla conservazione le fatture memorizzate nei formati .pdf, .jpg e .txt.

Pertanto, è possibile utilizzare il sistema di conservazione sostitutiva utilizzato per le fatture elettroniche anche per le relative copie convertite in formato leggibile, unitamente a tutti i documenti fiscali.

Fattura elettronica rifiutata

Ad eccezione dei richiamati soggetti obbligati dal 1° luglio alla fatturazione elettronica, bisogna ricordare che imprese e professionisti (fino al 31/12/2018) non sono obbligati a ricevere fatture elettroniche.

Laddove costoro non abbiano manifestamente accettato tale situazione, fatta salva la possibilità del cedente/prestatore di emettere fattura elettronica, costoro dovranno consegnare al destinatario copia del documento, in formato cartaceo o digitale (.pdf).

Un percorso ancora in divenire

In conclusione, va evidenziato come la legge non sia imperativa relativamente all’obbligo di conservazione elettronica delle fatture elettroniche ricevute dai contribuenti.

Anzi, l’art. 1 comma 6-bis del D. Lgs. 127/2015 stabilisce che gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti, per le fatture elettroniche, per mezzo della trasmissione delle stesse tramite il Sistema di interscambio e la memorizzazione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Pertanto, sembra legittimo che il contribuente, dopo la ricezione della fattura elettronica, possa stamparla (in formato cartaceo o .pdf) e registrarla normalmente tra le fatture d’acquisto, attribuendogli il relativo numero progressivo.

Se l’Agenzia ammettesse tale pratica, potrebbe semplificare in maniera significativa gli adempimenti, anche in considerazione del fatto che per una perfetta integrazione fra i vari programmi gestionali aziendali e i programmi per la fatturazione elettronica potrebbe servire tempo.