Le annotazioni delle uscite dalla cantina, vanno registrate ai sensi del Regolamento CE 436/2009 e D.m. 20/03/2015 entro i seguenti termini:
a) entro il 3° giorno lavorativo, senza contabilità computerizzata, per tutte le uscite (sfusi, ecc.) (art. 45, comma 1, Reg.CE 436/2009 e art. 5, comma 1, lettera e) D.m. 20.3.2015);
b) entro 30 giorni, con contabilità computerizzata, purché le uscite stesse possano essere controllate in qualsiasi momento sulla base di altri documenti giustificativi considerati attendibili dall’organismo competente (art. 45, comma 1, punto II, Reg.CE 436/2009 e art. 5, comma 2, lettera a) D.m. 20.3.2015);
c) con periodicità mensile: ma solo quando riguarda spedizioni relative ad uno stesso prodotto e il prodotto è condizionato unicamente nei recipienti di volume non superiore a 5 litri, etichettati e muniti di un dispositivo di chiusura a perdere. (art. 45, comma 2, Reg.CE 436/2009 e art. 5, comma 1, lettera i) D.m. 20.3.2015)
Per periodicità mensile si intende il mese pieno, sia esso di 28, 29, 30 o 31 giorni, vale a dire che scade automaticamente nello stesso giorno del mese successivo (esempio 10 novembre, la registrazione scade il 10 dicembre). Mentre per periodicità "entro 30 giorni" si riferisce unicamente al periodo di 30 giorni effettivi, da conteggiarsi uno per uno dal primo giorno successivo (esempio 10 novembre, la registrazione scade il 9 dicembre).
Per opportuna conoscenza si riporta l’elenco dei documenti giustificativi (art. 5, comma 3, D.m. 20.3.2015)
• I documenti di accompagnamento e i documenti commerciali ufficialmente riconosciuti
• Le comunicazioni preventive di lavorazione
• I cartelli apposti sui prodotti imbottigliati e sui recipienti di cantina
• Le comunicazioni relative al ritiro sotto controllo dei sottoprodotti
• Le bollette di introduzione delle uve emesse dalle cooperative e relative ai conferimenti dei soci
• I dati presenti nello schedario viticolo
• I documenti di registrazione provvisoria approvati dall’Organismo competente a Imprese Specializzate
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