Come ogni anno, si avvicina il termine per provvedere alla conservazione dei registri contabili dell’annualità per la quale, lo scorso 30 novembre, è stata presentata la Dichiarazione dei Redditi.

L’art. 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/1994, dispone che: “la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.”

Pertanto, il prossimo 28 febbraio scade il termine entro il quale è necessario concludere la procedura di conservazione dei registri contabili relativi all’annualità 2021.

Il D.M. 17 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, indica come deve avvenire la conservazione dei documenti informatici.

In particolare, l’art. 3 del decreto precisa che i documenti informatici siano conservati in modo tale che:

• siano rispettate le norme del Codice Civile, le disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
• siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al Codice Fiscale, alla Partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale, opponibile a terzi, sul pacchetto di archiviazione.

Il D.L. n. 73/2022, recante semplificazioni amministrative e contabili, è intervenuto sul comma 4-ter dell’art. 7, Legge n. 357/1994, stabilendo che la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto siano, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al D.Lgs. n. 82/2005, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

Tale disposizione va vista sicuramente con favore poiché, in precedenza, l’Agenzia delle Entrate aveva dato un’interpretazione molto restrittiva circa i termini da osservare per adempiere agli obblighi di conservazione. Nella Risoluzione n. 16/E/2022, infatti, l’Amministrazione Finanziaria aveva ribadito che ai fini della regolarità della tenuta dei registri contabili elettronici, non vi era obbligo di stamparli entro il termine di 90 giorni dalla presentazione della relativa Dichiarazione dei Redditi, salva apposita richiesta in tal senso manifestata dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica. Entro lo stesso termine di 90 giorni vanno posti in conservazione qualora il contribuente intenda mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario. A seguito dell’aggiornamento dell’adempimento introdotto dal D.L. n. 73/2022, la presa di posizione dell’Amministrazione Finanziaria dovrà essere necessariamente rivista.

Tuttavia, non bisogna dimenticare che fare esclusivo affidamento sui propri sistemi informatici, stampando i registri in sede di controllo, previa richiesta dei verificatori, espone al rischio di aggiornamenti informatici che possono non rendere disponibili dette stampe o alterarne l’output grafico, per non parlare dei rischi correlati alle minacce informatiche sempre più sofisticate e pericolose.

È quindi opportuno che la stampa dei registri o la loro conservazione elettronica siano effettuate con tempestività.