Dopo la fase di messa in sicurezza delle persone, delle abitazioni e delle attività, gli imprenditori, i lavoratori autonomi ed i professionisti si troveranno nella condizione di verificare se gli eventi di natura idrogeologica che si sono verificati a partire dagli inizi di maggio abbiano prodotto la perdita, anche parziale, della documentazione contabile.

L’obbligo di conservazione delle scritture contabili

Ai sensi dell’art. 2220, Codice Civile, le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Rientrano tra i documenti da conservare, le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e spediti.

Il terzo comma dell’art. 2220, Codice Civile, prevede anche la possibilità di conservare la suddetta documentazione in formato digitale, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

L’art. 22, D.P.R. n. 600/1973, richiamato dall’art. 39, D.P.R. n. 633/1972, dispone che le scritture contabili obbligatorie, le fatture, le lettere e i fax debbano essere conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. Pertanto, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220, Codice Civile.

Occorre anche segnalare che la Legge n. 212/2000 (c.d. Statuto dei diritti del contribuente), all'art. 8, comma 5, recita testualmente: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione".

Tale limite decennale è quindi da intendere in modo “elastico”, la stessa giurisprudenza ha affermato che vi sia la necessità di conservare le scritture contabili obbligatorie anche oltre dieci anni. Secondi i Giudici, ai fini dell’accertamento, l’Amministrazione Finanziaria può esigere documenti anche oltre detto limite, soprattutto ai fini di documentare i costi sostenuti (Cassazione, Sezioni Unite, Sentenza n. 8500/2021).

Se in molti casi, con l’avvento della digitalizzazione, gran parte della documentazione contabile viene salvata/archiviata su supporti informatici o in rete, in relazione ai documenti “storici” afferenti le annualità pregresse, non è da escludersi che una parte dei documenti contabili sia ancora presente solo in formato cartaceo. Pertanto, tale documentazione potrebbe essere andata distrutta a seguito dei recenti eventi calamitosi.

Vista la portata dei suddetti eventi, salvo che i dati non fossero salvati su server remoti, anche coloro che avevano salvato i dati su supporti informatici potrebbero aver perso gli archivi digitali, comprese le copie di sicurezza.

Cosa fare qualora si constati la perdita dei dati contabili?

A seguito della perdita involontaria dei documenti contabili a causa dei predetti eventi climatici, i contribuenti dovranno presentare denuncia alle competenti autorità di Pubblica Sicurezza, specificando i luoghi ove le scritture si trovavano al momento dell’inondazione o dell’evento che ne ha determinato la perdita/distruzione.

Successivamente, i contribuenti, per quanto possibile, dovranno ricostruire i dati e gli elementi contenuti nelle scritture andate distrutte, provvedendo:

• alla eventuale nuova stampa dei registri contabili danneggiati, qualora la contabilità sia tenuta su supporti informatici ancora disponibili;
• a contattare fornitori, clienti, banche, professionisti, associazioni, ecc., per acquisire la copia della documentazione a sostegno delle operazioni commerciali e dei fatti gestionali (lettere, contratti, fatture, ecc.) nel caso la distruzione riguardi anche tali elementi probatori.

La perdita delle scritture contabili, anche a fronte di un evento eccezionale come quello avvenuto in Romagna, non esonera il contribuente dall’onere dalla prova. La presentazione della dichiarazione con la quale si attesta la perdita dei documenti contabili consente tuttavia al contribuente di poter riscostruire le scritture perdute, pur non disponendo dei registri, della detenzione fisica dei documenti, ecc.

Ricordiamo infine che per quanto riguarda le attività agricole, in molti casi le imprese hanno forma individuale o di società semplice. Per tali soggetti, quando l’attività esercitata è esclusivamente quella agricola di cui all’art. 2135, Codice Civile, le scritture contabili sono rappresentate dalla documentazione afferente alla contabilità IVA e, nel caso di allevamenti, dal registro di carico-scarico degli allevamenti di cui all’art. 18-bis D.P.R. n. 600/1973.

Le imprese che esercitano attività commerciali, ai sensi dell’art. 14, D.P.R. n. 600/1973, invece, devono tenere:

• il libro giornale e il libro degli inventari;
• i registri prescritti ai fini IVA;
• le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito;
• le scritture ausiliarie di magazzino;
• il registro dei beni ammortizzabili.