A seguito degli eventi alluvionali che hanno colpito alcune Province della Toscana, è fondamentale ricordare gli adempimenti previsti dalla normativa civilistica e fiscale in caso di perdita della documentazione contabile oltre che nel caso di distruzione o perdita dei beni aziendali.

Dopo la fase di messa in sicurezza delle persone, delle abitazioni e delle attività, gli imprenditori, i lavoratori autonomi ed i professionisti si troveranno nella condizione di verificare se gli eventi di natura idrogeologica che si sono verificati nelle scorse settimane abbiano prodotto la perdita, anche parziale, della documentazione contabile. Le stesse imprese dovranno verificare la distruzione o la perdita dei beni aziendali.

Nel presente contributo si intende sintetizzare la normativa civilistica e fiscale da osservare in corrispondenza dei predetti eventi distruttivi.

In relazione ai provvedimenti urgenti già adottati dagli organi competenti, si fa rimando ai contributi n. 826/2023 "Toscana: primi provvedimenti per i territori alluvionati" e n. 819/2023 "Toscana: allagamenti e serre distrutte, per i vivai scatta l'emergenza gelo".

Quali ulteriori tematiche da attenzionare in corrispondenza degli eventi menzionati si segnalano le seguenti:

• circolare n. 394/2023 "Con l’alluvione e la perdita dei raccolti è possibile commercializzare prodotti di terzi senza perdere la qualifica di IAP";
• n. 405/2023 "Alluvione in Emilia-Romagna: la cessione di beni aziendali riutilizzabili e le operazioni permutative";
• n. 449/2023 "Alluvione Emilia-Romagna: a rischio anche la mutualità prevalente delle cooperative agricole".

La perdita involontaria dei documenti contabili a seguito degli eventi alluvionali

Ai sensi dell’art. 2220, Codice Civile, le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Rientrano tra i documenti da conservare le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e spediti.

Il terzo comma dell’art. 2220, Codice Civile, prevede anche la possibilità di conservare la suddetta documentazione in formato digitale, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

L’art. 22, D.P.R. n. 600/1973, richiamato dall’art. 39, D.P.R. n. 633/1972, dispone che le scritture contabili obbligatorie, le fatture, le lettere e i fax debbano essere conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. Pertanto, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220, Codice Civile.

A seguito della perdita involontaria dei documenti contabili a causa dei predetti eventi climatici, i contribuenti dovranno presentare denuncia alle competenti autorità di Pubblica Sicurezza, specificando i luoghi ove le scritture si trovavano al momento dell’inondazione o dell’evento che ne ha determinato la perdita/distruzione.

Inoltre dovrà essere trasmessa per conoscenza una copia della denuncia presentata all’autorità di Pubblica Sicurezza alla Direzione provinciale dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competente sulla base del domicilio fiscale del soggetto. Si veda in particolare la Nota dell’Agenzia delle Entrate - Direzione Regionale Emilia-Romagna diramata in corrispondenza dell’evento alluvionale di maggio che ha colpito la predetta Regione.

Successivamente, i contribuenti, per quanto possibile, dovranno ricostruire i dati e gli elementi contenuti nelle scritture andate distrutte, provvedendo:

• al recupero degli stessi da eventuali server o cloud utilizzati per la memorizzazione e registrazione dei fatti e documenti aziendali;
• al recupero, anche attraverso il sistema di interscambio, delle fatture elettroniche;
• alla eventuale nuova stampa dei registri contabili danneggiati, qualora la contabilità sia tenuta su supporti informatici ancora disponibili e solo qualora la stampa sia obbligatoria;
• a contattare fornitori, clienti, banche, professionisti, associazioni, ecc., per acquisire la copia della documentazione a sostegno delle operazioni commerciali e dei fatti gestionali (lettere, contratti, ecc.) nel caso la distruzione riguardi anche tali elementi probatori.

Nella Nota sopra richiamata, l’Agenzia delle Entrate ha ribadito che la perdita, per eventi fortuiti o accidentali, di documenti probatori a favore del contribuente non esonera quest’ultimo, infatti, dall'onere della prova, ma gli consente di superare le ordinarie limitazioni (detenzione delle fatture, annotazione nei registri, dichiarazione annuale) per ricostruire le scritture contabili andate distrutte. Tale onere è confermato dall’art. 39, secondo comma, lettera c) del D.P.R. 29 settembre 1973, n.600, ai sensi del quale l’accertamento induttivo è sempre possibile “quando le scritture medesime non sono disponibili per causa di forza maggiore”.

Ricordiamo infine che per quanto riguarda le attività agricole, in molti casi le imprese hanno forma individuale o di società semplice. Per tali soggetti, quando l’attività esercitata è esclusivamente quella agricola di cui all’art. 2135, Codice Civile, le scritture contabili sono rappresentate dalla documentazione afferente alla contabilità IVA e, nel caso di allevamenti, dal registro di carico-scarico degli allevamenti di cui all’art. 18-bis D.P.R. n. 600/1973.

Le imprese che esercitano attività commerciali, ai sensi dell’art. 14, D.P.R. n. 600/1973, invece, devono tenere:

• il Libro giornale e il Libro degli inventari;
• i registri prescritti ai fini IVA;
• le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito;
• le scritture ausiliarie di magazzino;
• il registro dei beni ammortizzabili.

Sul tema si vedano anche le circolari n. 382/2023 "La perdita involontaria dei documenti contabili a seguito degli eventi alluvionali" e n. 474/2023 "Alluvione: diramate le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate sulla distruzione involontaria di documenti o merci".

Perdita di beni per calamità naturali

Di norma, quando un bene acquistato, importato o prodotto dall’impresa, non è rinvenibile nei luoghi in cui la stessa opera, vi è la presunzione di cessione di cui all’art. 1, D.P.R. n. 441/1997.

Tuttavia, tale presunzione non trova applicazione quando i beni sono perduti o distrutti a seguito di un evento calamitoso, a condizione che sia fornita la prova della perdita o della distruzione (art. 2, D.P.R. n. 441/1997).

Ai sensi del citato art. 2, la perdita dei beni può essere provata da:

• idonea documentazione rilasciata da un organo della Pubblica Amministrazione (ad esempio, un verbale di accertamento della distruzione dei beni redatto dai Vigili del fuoco);
• ovvero, in mancanza, da dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà di cui all’art. 47, D.P.R. n. 445/2000.

Per quanto attiene la dichiarazione sostitutiva, la stessa deve essere resa entro 30 giorni dal verificarsi dell'evento, oppure dalla data in cui se ne è venuti a conoscenza. A tale documento può essere attribuita data certa attraverso l'invio di una sua copia a mezzo PEC.

Per quanto riguarda gli animali morti, anche i verbali con cui si procederà allo smaltimento delle carcasse possono rappresentare un valido documento che può attestare la relativa perdita, ma in molti casi non tutte le carcasse degli animali potranno essere rinvenute e, pertanto, anche in tali ipotesi, sarà opportuno redigere una dichiarazione sostitutiva per dichiararne la perdita.

Con la Circolare n. 6/E/2002, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la dichiarazione sostitutiva non necessariamente deve essere tramessa agli Uffici dell’Amministrazione Finanziaria, ma è sufficiente che la stessa, entro il termine di 30 giorni, sia sottoscritta e resa immediatamente disponibile ai verificatori in caso di controllo.

La dichiarazione sottoscritta dal titolare o dal legale rappresentante dell’impresa deve indicare obbligatoriamente il valore complessivo dei beni perduti. Tuttavia, dato che vi è anche l’obbligo di fornire, a richiesta dell’Amministrazione Finanziaria, i criteri e gli elementi in base ai quali detto valore è stato determinato, è opportuno, per quanto possibile, tenere nota (anche separata dalla dichiarazione) della natura, qualità e quantità dei beni persi o distrutti.

La dichiarazione rilasciata da un organo della Pubblica Amministrazione o l’autocertificazione non dovranno essere inviate all’Agenzia delle Entrate, ma esibite, in caso di richiesta, agli organi di controllo dell’Amministrazione Finanziaria.

Per i soggetti che determinano il reddito d’impresa in modo analitico, è possibile dedurre le minusvalenze originate dalla perdita di beni strumentali e patrimoniali. La perdita dei beni deve risultare da elementi certi e precisi (ad esempio, la denuncia del sinistro alla compagnia assicurativa, oppure la denuncia di perdita dei beni, la cessione del “rottame”, ecc.). Per i beni ammortizzabili, l’ammontare della minusvalenza deducibile si determina sulla base del costo originariamente sostenuto al netto degli ammortamenti dedotti. Nel caso dei beni merce, la perdita si riflette sulla determinazione del reddito d’impresa a seguito delle minori rimanenze finali presenti a fine esercizio. Per i beni strumentali danneggiati ma riparabili, il valore espresso in bilancio prima dell'insorgenza del danno permane, ed i costi di ripristino sono deducibili, nella determinazione del reddito di impresa, secondo i criteri previsti dall'art. 102, comma 6, TUIR.

Qualora l’impresa riceva un indennizzo assicurativo, le somme ricevute rappresenteranno una sopravvenienza attiva.